Вопрос: Норматив по ответственности за утерю архивных документов, подлежащих хранению 75 лет? Ответ




страница1/3
Дата30.04.2016
Размер0.67 Mb.
  1   2   3
Вопрос:

Норматив по ответственности за утерю архивных документов, подлежащих хранению 75 лет?



Ответ:

В соответствии со статьей 13.20 КоАП РФ нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.



Дополнительную информацию можно получить в следующих документах:

Вопрос: Какая административная ответственность предусмотрена за нарушение сроков хранения документов, предусмотренных Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения"?

Ответ: В соответствии со ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" за нарушение законодательства об архивном деле в Российской Федерации, в том числе за уничтожение документов в нарушение установленных Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558) сроков хранения документов, юридические лица, а также должностные лица и граждане несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

В данном случае виновное лицо может быть привлечено к административной ответственности по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц - от трехсот до пятисот рублей.


04.04.2011

Вопрос: В результате переезда организации была утеряна трудовая книжка работника. Есть копия утерянной трудовой книжки. Как правильно оформить работнику дубликат трудовой книжки? Какие пошаговые записи необходимо сделать в дубликате трудовой книжки?

Ответ: Ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная надлежащим образом, не будет являться документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Из чего следует, что оформление дубликата трудовой книжки работодателем, потерявшим трудовую книжку работника, будет производиться исключительно на основании представленных работником документов.

Пошаговую инструкцию оформления дубликата приводим ниже.



Обоснование: Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (далее - Правила), предусмотрены случаи оформления дубликата трудовой книжки.

Пунктом 34 Правил определено, что при массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.

Поскольку иного порядка выдачи дубликата трудовой книжки в случае утраты только 1 экземпляра трудовой книжки работника Правилами не установлено, представляется возможным применение нижеприведенной нормы для оформления дубликата трудовой книжки в случае ее утраты работодателем.

Согласно п. 32 Правил при оформлении дубликата трудовой книжки в него необходимо внести:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

Порядок внесения записей при оформлении дубликата установлен п. п. 7.1 и 7.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69 (далее - Инструкция).

Титульный лист дубликата трудовой книжки заполняется в таком же порядке, как при заполнении новой трудовой книжки.

В силу п. 7.2 Инструкции если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графу 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записываются наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник.

Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись.

Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.

В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения.

В графе 4 указываются наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

В Положении о порядке подтверждения трудового стажа для назначений пенсий в РСФСР, утвержденном Приказом Минсоцобеспечения РСФСР от 04.10.1991 N 190, и в п. 6 Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления трудовых пенсий, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 24.07.2002 N 555 (далее - Правила подсчета), приведен перечень документов, подтверждающих трудовой стаж.

К таким документам относятся: справки, выписки из приказов, лицевые счета и ведомости на выдачу заработной платы, удостоверения, характеристики, письменные трудовые договоры и соглашения с отметками об их исполнении, трудовые, послужные и формулярные списки, членские книжки членов кооперативных промысловых артелей и кооперативных артелей инвалидов, расчетные книжки и членские билеты профсоюзов, учетные карточки члена профсоюза.

При этом работник может обратиться в ПФР для подтверждения страхового стажа после 2002 г. Так, согласно п. 2 Правил подсчета в страховой стаж включаются периоды работы и (или) иной деятельности:

1) выполнявшейся на территории Российской Федерации лицами, застрахованными в соответствии с законодательством РФ об обязательном пенсионном страховании;

2) выполнявшейся застрахованными лицами за пределами Российской Федерации, в случаях, предусмотренных законодательством РФ или международными договорами РФ, либо в случае уплаты страховых взносов в ПФР на добровольной основе;

3) иные периоды.

Указанные периоды подтверждаются сведениями индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования.

Таким образом, ксерокопия трудовой книжки, даже заверенная надлежащим образом, не будет являться документом, подтверждающим трудовой стаж работника. Из чего следует, что оформление дубликата трудовой книжки работодателем, потерявшим трудовую книжку работника, будет производиться исключительно на основании представленных работником документов.

Стоит отметить, что оформление дубликата в данном случае будет производиться за счет работодателя.

За нарушение установленного Правилами порядка хранения трудовых книжек должностные лица несут установленную законодательством Российской Федерации административную ответственность.

Обратите внимание, что за нарушение Правил к должностным лицам работодателя, виновным в таком правонарушении, применяются штрафы в соответствии со ст. ст. 5.27 и 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

"Автономные учреждения: экономика - налогообложение - бухгалтерский учет", 2012, N 3

ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

УПРАВЛЕНИЯ В АВТОНОМНОМ УЧРЕЖДЕНИИ

Нормативно-правовая основа ведения делопроизводства

Организация работы с документами подразумевает создание условий, необходимых для проведения всех операций с документами с момента создания, движения и хранения документов.

Документ является носителем информации. В соответствии с Оксфордским словарем документ - это текст или изображение, имеющее информационное значение. Каждый документ должен оцениваться прежде всего по информации, которую он содержит. Согласно Федеральному закону от 20.02.1995 N 24-ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" "документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов...".

Все управленческие документы могут классифицироваться в зависимости от функции, которую они выполняют в данный момент времени: управленческие, правовые, методологические и научные, технические и технологические и т.д.

Управленческие документы носят официальный характер, создаются юридическими или физическими лицами и оформляются в установленном порядке.

Управленческие документы занимают важное место в деятельности автономного учреждения и служат основой его документации. Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями учреждения, порядком принятия решений, объемом и характером взаимосвязей как в самой организации, так и с другими организациями (вышестоящими органами, общественными структурами и прочими контрагентами). Все документы оформляются в соответствии с требованиями государственных стандартов и, за исключением финансово-бухгалтерских и учетно-статистических документов, относятся к системе организационно-распорядительной документации.

Законодательством Российской Федерации нормативно регламентируется процесс документирования. При организации делопроизводства в бюджетном учреждении необходимо прежде всего учитывать следующие нормативные правовые акты:

- Федеральный конституционный закон от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (в ред. от 30.06.2003);

- Федеральные законы от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных", от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", от 27.12.2002 N 184-ФЗ "О техническом регулировании", от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Закон N 125-ФЗ);

- Закон РФ от 25.10.1991 N 1807-1 "О языках народов Российской Федерации";

- часть четвертую Гражданского кодекса Российской Федерации (ГК РФ);

- Постановления Правительства РФ от 27.12.1995 N 1268 "Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации" (в ред. от 14.12.2006), от 17.06.2004 N 290 "О Федеральном архивном агентстве" (в ред. от 29.05.2008);

- Распоряжение Правительства РФ от 21.03.1994 N 358-р "Об обеспечении сохранности документов по личному составу";

- Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 N 536 "О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти";

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Росархивом от 06.10.2000;

- Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный Приказом Минкультуры России от 31.07.2007 N 1182;

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988;

- Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива 19.01.1995 N 2;

- Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденное Минфином СССР 29.07.1983 N 105;

- ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 N 65-ст);

- ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" (утв. Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28);

- ГОСТ 6.10.4-84 "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения" (утв. Постановлением Госстандарта СССР от 09.10.1984 N 3549).

В процессе работы с документами также используются Общероссийские классификаторы технико-экономической информации:

- Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93 (утв. Постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 N 299);

- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Необходимо также учитывать весь массив ведомственных правовых актов нормативного и инструктивного характера, методологически регламентирующих деятельность учреждения.

Наиболее важным из вышеперечисленных документов является ГОСТ Р 6.30-2003, который определяет:

- состав и требования к оформлению реквизитов документов, устанавливающих правила оформления каждого отдельного реквизита, применяемого учреждением при составлении документа;

- требования к бланкам и оформлению документов: ГОСТ устанавливает два формата бланков документов - А4 и А5, рекомендуемый размер полей документов, а также ориентировочные границы областей расположения реквизитов.

ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает также состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работниками.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером N 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15 через 1,5 интервала.

На основании и с учетом вышеперечисленных нормативных документов создаются типовые инструкции по делопроизводству, на основании которых издаются инструкции учреждений, которые включают как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов. В них описывается алгоритм регистрации документов, построения систем поиска документов, организации контроля исполнения документов, порядка составления и работы с номенклатурой дел, формирования дел, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел, составления описей, оперативного хранения дел и передачи их на архивное хранение. В приложениях приводятся формы номенклатуры дел, актов о выделении документов к уничтожению, описей. Тем самым типовые инструкции отражают практически все вопросы организации делопроизводства, и на их основе создаются инструкции ведомствами.

Система документооборота учреждения



Документооборот - это движение документов в учреждении с момента их создания или получения до завершения исполнения и отправки в соответствии с ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения".

Организация документооборота представляет собой набор правил, в соответствии с которыми осуществляется движение документов в учреждении. Правильно поставленный документооборот необходим для обеспечения при принятии решения своевременной, достоверной и достаточной информацией, а также документирования принятого решения и контроля за его выполнением.

Основы документооборота закладываются в различных организационных документах. Среди них первое место занимает учетная политика учреждения, которую дополняют различные документы, необходимые для ведения учета и составления отчетности. Организация движения документов зависит от объема документооборота, организационной структуры учреждения и формы работы с документами (централизованная, децентрализованная, смешанная), принятого в бюджетном учреждении алгоритма делопроизводства. Организация документооборота и последовательность обработки учетной информации наряду с другими решениями, необходимыми для организации бухгалтерского учета, устанавливаются в приложении к учетной политике учреждения в соответствии со ст. 6 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон о бухгалтерском учете), Письмом Минфина России от 28.05.2007 N 07-05-06/134.

Рекомендации по составлению алгоритма документооборота даны в Положении о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 N 105. Этот документ разработан задолго до реформирования бухгалтерского учета, поэтому он применяется в части, не противоречащей действующему законодательству. В вышеуказанном Положении отражен порядок составления и обработки первичных учетных документов, однако он несколько устарел по сравнению с требованиями, предъявляемыми к первичным документам Законом о бухгалтерском учете, поэтому в вопросе оформления документов следует опираться на более поздний нормативный акт.

В отличие от Закона о бухгалтерском учете, Положение о документах и документообороте содержит прямое требование об обязательной проверке документов, поступающих в бухгалтерию, которые проверяются как по форме (полнота и правильность заполнения реквизитов), так и по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей). В остальном требования к первичным документам неизменны. Они составляются на типовых утвержденных бланках, а при их отсутствии - по самостоятельно разработанным формам с указанием всех обязательных реквизитов. Перечень обязательных реквизитов первичного документа, наряду с ГОСТ Р 6.30-2003, приведен в Законе о бухгалтерском учете. Оформлять документ необходимо в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - по ее окончании. От полноты и правильности оформления первичных документов зависит четкость исполнения бухгалтером законодательства, поэтому данным обстоятельством пренебрегать не стоит, так как документы подтверждают факты хозяйственной деятельности учреждения и соответственно данные составляемой отчетности.

Вторым элементом документооборота учреждения являются учетные регистры. Их формы, порядок заполнения и обработки, в том числе в условиях автоматизированного учета, определяются учреждением самостоятельно таким образом, чтобы информацию можно было сгруппировать для составления бюджетной отчетности. При этом для ведения бюджетного учета в учреждениях также применяются регистры, содержащие обязательные реквизиты и показатели, приведенные в положениях Инструкций, утвержденных:

- Приказом Минфина России от 01.12.2010 N 157н;

- Приказом Минфина России от 16.12.2010 N 174н;

- Приказом Минфина России от 15.12.2010 N 173н;

- Приказом Минфина России от 23.12.2010 N 183н.

Движение первичных документов в учете регламентируется графиком, устанавливающим рациональный документооборот, когда число подразделений и исполнителей оптимально для соответствующего количества первичных документов. Завершает систему документооборота порядок хранения первичных документов и учетных регистров, прописанный в Положении о документах и документообороте.

Таким образом, система документооборота включает:

- первичные документы;

- учетные регистры, бухгалтерскую и налоговую отчетность;

- график документооборота;

- порядок хранения документов.

Первичные документ

Все хозяйственные операции, проводимые учреждениями, финансовыми органами, органами Федерального казначейства, оформляются первичными документами, которые подразделены на две группы по соответствующим классам Общероссийского классификатора управленческой документации ОК 011-9:

- класса 03 ОКУД "Унифицированная система первичной учетной документации";

- класса 05 ОКУД "Унифицированная система бюджетной финансовой, учетной и отчетной документации".

В группу класса 03 ОКУД входит документация по учету основных средств - акты по движению основных средств (о их приеме, передаче, списании), по ведению кассовых операций (приходные и расходные ордера), по учету движения материалов (акты о приемке, накладные на отпуск) и документы по учету работы автотранспорта (путевые листы на различные транспортные средства). Самыми простыми и распространенными являются документы по учету работы автотранспорта, которыми в том числе являются путевые листы.

В группу класса 05 ОКУД входят документы бюджетной специфики, такие как акт о списании мягкого и хозяйственного инвентаря, бланки строгой отчетности, уведомление о лимитах бюджетных обязательств, документы по расчетам между бюджетами и др. По многим из этих документов для оформления операции не предусмотрено формы первичного документа, в таком случае бухгалтер вправе воспользоваться справкой, предназначенной для отражения совершаемых учреждением при исполнении бюджета и кассовом обслуживании дополнительных операций, не требующих документов от плательщиков и получателей средств бюджетов. Аналогичным образом на основании справки производятся записи по прочим операциям, в том числе связанные с исправлением ошибок в журнале операций.

Учетные регистры

В регистрах бухгалтерского учета на основании данных первичных учетных документов систематизируется и накапливается информация для бухгалтерской отчетности.

Все регистры, применяемые учреждением, можно подразделить на две группы, которые представлены в табл. 1.

Таблица 1

Классификация учетных регистров бюджетного учета

Регистры аналитического учета

Регистры синтетического учета

Данные регистры содержат
обязательные реквизиты и
показатели, приведенные в
Инструкции по бюджетному учету.
Среди них:
- карточки, оборотные и
накопительные ведомости;
- книги регистрации и
аналитического учета, реестры;
- ведомости учета;
- инвентаризационные описи

В данных регистрах обобщается
информация регистров аналитического
учета и первичных документов. Среди
них:
- журнал операций с наличными
денежными средствами;
- журнал операций с безналичными
денежными средствами;
- журнал операций расчетов с
подотчетными лицами;
- журнал операций расчетов с
поставщиками и подрядчиками;
- журнал операций расчетов с
дебиторами по доходам;
- журнал операций расчетов по оплате
труда;
- журнал операций по выбытию и
перемещению нефинансовых активов;
- журнал по прочим операциям;
- главная книга

На основе системы регистров бюджетного учета создаются различные компьютерные бухгалтерские программы, в которых учетные регистры формируются в электронном виде с возможностью последующей печати на бумаге.

В условиях масштабной автоматизации бюджетного учета операции формируются в базах данных используемого программного продукта. При печати регистров бюджетного учета на бумажные носители допускается некоторое отличие выходящей формы документа от утвержденной формы документа, при этом должны оставаться неизменными обязательные реквизиты и показатели регистров бюджетного учета.

Не возбраняется исходя из специфики учета того или иного учреждения внесение в регистры дополнительных реквизитов и показателей. Кроме того, форматы регистров носят рекомендательный характер и при необходимости могут быть изменены, за исключением удаления основных реквизитов.

Состав бухгалтерских регистров учреждение определяет самостоятельно в учетной политике, которая является направляющим документом в целях применения норм бухгалтерского законодательства. Обычно используемый в учреждении алгоритм обработки учетной информации формирует показатели для подготовки данных учета и отчетности.

Одновременно система регистров может применяться как основа для организации налогового и управленческого учета.

Для целей оптимизации распорядительной документации учреждения сроки оформления учетных регистров и ответственных за их оформление должностных лиц должны указываться в графике документооборота отдельным разделом после отражения требований по оформлению и обработке первичных учетных документов. В свою очередь, график документооборота является неотъемлемой частью учетной политики учреждения.

График документооборота

Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы и оформляется график документооборота.

Само понятие документооборота предусматривает составление графика прохождения документов, контроль за правильным оформлением документов и соответствующим отражением операций на счетах бухгалтерского учета.

График документооборота составляется главным бухгалтером и подписывается руководителем учреждения. Главный бухгалтер может привлечь для составления графика другие службы учреждения.

На начальном этапе работы по составлению графика документооборота главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые обращаются с первичными документами.

После составления графика до каждого лица, участвующего в документообороте, доводятся правила оформления первичных документов и сроки их представления в бухгалтерию.

В общем виде график документооборота имеет следующий вид (табл. 2).

Таблица 2

График документооборота



Название учреждения

Утверждено приказом руководителя N дата

Наименование
документа

Кто создает

Кто обрабатывает

Кто проверяет

Кто сдает
в архив






























Подпись главного бухгалтера

Подпись главного бухгалтера

Приказом по учреждению устанавливается ответственность за несвоевременное представление документов в бухгалтерию. Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке.

Документирование всех хозяйственных операций составляет основу первичного учета в учреждении, данные которого обобщаются в регистрах бухгалтерского учета.

Правила хранения документов учреждения

Для ограничения доступа к информации и защиты от несанкционированного использования документы должны храниться не более срока, в течение которого они могут понадобиться, а затем передаваться на архивное хранение.

В системе документооборота конкретного учреждения необходимо предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются на архивное хранение, а также порядок их хранения. Для этого учреждение может воспользоваться Основными правилами работы архивов организаций, одобренными Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, и Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988). С этой целью может также использоваться Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06.10.2000).

В табл. 3 указаны сроки хранения отдельных документов бюджетного учреждения.

Таблица 3




Документы бюджетного учреждения

Срок
хранения

Утвержденный бюджетным учреждением план счетов

5 лет

Учетные регистры (главная книга, журналы-ордера, разработанные
таблицы, оборотные ведомости)




Первичные документы (кассовые и банковские документы, корешки
трудовых книжек, ордера, табели, извещения банков, акты о
приеме, сдаче, списании имущества и материалов, счета-фактуры,
накладные и авансовые отчеты)




Бухгалтерские отчеты (балансы и отчеты, пояснительные записки)




Документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов

4 года

Хранение учетных регистров

В настоящее время действующее законодательство предписывает учреждениям не только документально оформлять каждую хозяйственную операцию, но и обеспечивать сохранность соответствующих документов. Сроки хранения учетных регистров устанавливаются в соответствии с алгоритмом организации архивного дела, но они не могут быть менее пяти лет. Данным сроком ограничивается хранение:

- квартальных бухгалтерских отчетов (балансы и отчеты, пояснительные записки);

- утвержденного учреждением плана счетов;

- учетных регистров (главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы, оборотные ведомости);

- первичных документов (кассовых, банковских документов, корешков трудовых книжек, ордеров, табелей, извещений банков, актов о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, счетов-фактур, накладных и авансовых отчетов и др.).

Вышеуказанный срок установлен Перечнем типовых управленческих документов.

Данные документы составляются и обрабатываются при осуществлении деятельности учреждения. Из Перечня типовых управленческих документов можно узнать точные сроки хранения других используемых учреждением документов. Например, план счетов бухгалтерского учета, утвержденный учетной политикой, должен храниться не менее пяти лет после того года, в котором он использовался для составления бухгалтерской отчетности. Срок хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, на год меньше срока хранения бухгалтерских документов и составляет четыре года (ст. 23 Налогового кодекса Российской Федерации (НК РФ)). Указывать сроки хранения в отдельном распорядительном документе нет необходимости, так как они определены на законодательном уровне. В системе документооборота следует предусмотреть другие сроки, в пределах которых документы передаются в архив учреждения, а также порядок их хранения.

О системе документооборота, которая позволяет поставить на контроль движение первичных документов, можно говорить только в случае, если разработаны и утверждены в приложении к учетной политике все ее элементы. Поэтому учреждениям нужно уделять внимание не только графику документооборота, но и контролю за его соблюдением, правильным составлением первичных документов, учетных регистров и бюджетной отчетности.

Сроки хранения документов

Документы, создаваемые в течение срока деятельности организаций, подлежат учету в соответствии с требованиями Закона N 125-ФЗ и хранению в течение сроков, установленных:

- Перечнем типовых управленческих документов (перечислены сроки хранения всех возможных документов организации, от учредительных и кадровых документов до различных справок о заработной плате, стаже, месте работы, а также проектов документов - приказов, договоров и т.д.);

- Перечнем типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов;

- Перечнем типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций.

Необходимость хранения документов организации предусмотрена и другими законами РФ:

- ст. 23 НК РФ устанавливает обязанность налогоплательщика в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, в том числе документов, подтверждающих получение доходов, осуществление расходов (для организаций и индивидуальных предпринимателей), а также уплату (удержание) налогов;

- ст. 17 Закона о бухгалтерском учете предусматривает обязанность организаций хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

Ответственность за нарушение порядка организации хранения документов.

Ответственность за несоблюдение должностными лицами организации сохранности документов установлена ст. 27 Закона N 125-ФЗ: юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в Российской Федерации, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством.

Ответственность за нарушение порядка хранения документов учреждения, включая первичные учетные документы, несет руководитель бюджетного учреждения. Ответственность за сохранность первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет также главный бухгалтер бюджетного учреждения.

В ст. 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях прописаны административные санкции за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования документов в виде предупреждения или наложения административного штрафа.

Грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а равно порядка и сроков хранения учетных документов влечет наложение административного штрафа на должностных лиц.

Отсутствие первичных документов, обосновывающих совершение какой-либо хозяйственной операции, согласно ст. 120 НК РФ относится к грубым нарушениям правил учета доходов и расходов, под которыми понимается отсутствие первичных документов, или счетов-фактур, или регистров бухгалтерского учета, систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений налогоплательщика.

В соответствии со ст. 111 НК РФ лицо не подлежит ответственности за совершение налогового правонарушения, если будет установлено, что нарушение обусловлено чрезвычайными и непреодолимыми обстоятельствами.

При утрате документов в результате чьих-либо неправомерных действий необходимо подтверждение данного факта правоохранительными органами в виде акта. Утеря документов в результате стихийных бедствий также оформляется соответствующими органами в виде справок, актов и протоколов.

В случае утраты первичных учетных документов руководитель учреждения в соответствии с положением о документах и документообороте назначает своим приказом комиссию по расследованию причин утраты. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем учреждения.

О.А.Деревянкина

Подписано в печать

14.02.2012

"Бюджетные учреждения: ревизии и проверки финансово-хозяйственной деятельности", 2008, N 9

  1   2   3


База данных защищена авторским правом ©ekonoom.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница