Влияние функций контроля на эффективность управления образовательного учреждения




Скачать 427.65 Kb.
страница1/3
Дата04.05.2016
Размер427.65 Kb.
  1   2   3
Влияние функций контроля на эффективность управления образовательного учреждения

Зеленцова Е.В.


Контроль как средство управления образовательным учреждением.

1.1 Основные функции менеджмента.

В классическом представлении категория «управление» шире категории «менеджмент», так как она применяется к различным видам человеческой деятельности. Всякий процесс управления содержит две взаимосвязанные части: объект управления (предмет приложения действий) и субъект управления (та часть, которая производит целенаправленное действие). Управление представляет собой осознанную целенаправленную деятельность человека, с помощью которой он упорядочивает и подчиняет своим интересам элементы внешней среды. Управление многообразно и существует в самых различных видах. Это может быть техническое управление, государственное управление, идеологическое управление, управление социальными процессами, управление образовательными процессами и, наконец, хозяйственное управление.

Если речь идет о технологической системе, то говорят «управление», а если об организационной структуре (с людскими ресурсами) – это менеджмент [1].

Менеджмент означает сферу деятельности, связанную с организацией работы людей ни предприятиях различного рода. В то же время – это область знаний, в рамках которой изучаются возможности эффективного управления.

Английское слово «менеджмент» (management) не переводится на русский язык дословно. Его принято переводить как «управление», а «менеджер»  как «руководитель». Первоначально оно обозначало искусство управлять лошадьми и произошло от глагола to manage, который примерно означает «объезжать лошадей» и, в свою очередь, восходит к латинскому manus – «рука».

Особое место менеджмента в рыночной экономике обусловлено тем, что именно он должен обеспечить связанность, интеграцию производственных, экономических процессов, внутренние ресурсы и внешнюю среду, усиливать адаптивность, конкурентоспособность. Знания основ менеджмента, методов построения организации, принятия решений – залог эффективной работы предприятия.

Сущность менеджмента выражается в его функциях, то есть тех задачах, для решения которых оно предназначено. Основных функций четыре: планирование, организация, мотивация, контроль (рисунок 1) [1].


Рисунок 1 − Четыре первичные функции управления.

Планирование. Функцией менеджмента «номер один» общепризнанно считается планирование. Планирование – это принятие решения о том, какие должны быть цели организации, и что надо делать для их достижения. Реализуя ее, предприниматель или управляющий на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы. Образно говоря, речь идет об определении того, «где мы находимся в настоящее время, куда хотим двигаться и как собираемся это делать». Планирование представляет собой непрерывный процесс изучения новых путей и методов совершенствования деятельности фирмы за счет выявленных возможностей, условий и факторов, так как по достижению поставленных целей формулируются новые.

Реализация разработанных планов и программ входит в содержание других функций, и, прежде всего функции организации. Организационная функция тесно связана с функцией планирования. Ее сущность превосходно выразил великий полководец А.В. Суворов: «Каждый солдат должен знать свой маневр». Если офицер не сумел организовать своих подчиненных в согласованно действующую боевую единицу – он погибает вместе со всеми [16]. Для обычного менеджера ситуация лучше – в худшем случае разорится его фирма. Фирма, имеющая много разных планов, при отсутствии цельной схемы (структуры) претворения их в жизнь обречена на провал.

Организационный этап – это этап создания реальных условий для достижения запланированных целей. Речь идет о создании (формировании) структуры фирмы и обеспечении ее всем необходимым для решения задач, определенных на первом этапе процесса управления – этапе планирования.

Поскольку всю работу выполняют люди, то посредством этой функции определяется, кто именно должен выполнять каждое конкретное задание, а также какие для этого потребуются средства. Руководитель делегирует задания и полномочия или берет на себя ответственность за результат.

Существует ряд принципов, которыми следует руководствоваться в процессе реализации организационной функции:


  • детализация целей, которые были обозначены в ходе планирования;

  • определение видов деятельности, необходимых для достижения этих целей;

  • поручение различных задач индивидуумам (разделение труда) и объединение их в управляемые рабочие группы или подразделения;

  • координация различных видов деятельности, порученных каждой группе, посредством установления рабочих взаимоотношений, включая четкое определение того, кто осуществляет руководство (у одного подчиненного не может быть двух начальников), то есть каждый член группы должен знать, что он обязан сделать и в какие сроки, а также кто им руководит (управляет);

  • единство цели – каждый член организации работает на общее благо, то есть никто не должен действовать против целей организации;

  • размах контроля, или размах менеджмента – каждый менеджер отвечает за действия управляемых им работников.

Чтобы дела на предприятии шли успешно, необходимы высокая активность и хорошее качество работы ее сотрудников. Поэтому очень важно заинтересовать их в таком отношении к труду, создать соответствующие мотивы. Для этого требуется определить, чего же они хотят и выбрать наиболее подходящий для предприятия и действенный для персонала способ удовлетворения выявленных потребностей, то есть поощрения. Другую сторону мотивации составляют наказания, которые также иногда приходится применять по отношению к сотрудникам, которые допустили нарушения технологической или производственной дисциплины. Мотивация – это деятельность менеджера, направленная на активизацию сотрудников фирмы в плане повышения эффективности их труда для достижения, как личных целей, так и целей фирмы. Мотивация – осуществление действий, обеспечивающих выполнение работы в соответствии с делегированными сотрудникам служебными обязанностями.

В XIX и ХХ веках считалось, что люди всегда будут работать лучше и больше, если имеется возможность больше заработать. Однако специалисты показывают несостоятельность чисто экономического подхода. Мотивация является результатом сложной совокупности потребностей.



Мотивация трудовых отношений – это совокупность стимулов, побуждающих работников к активной трудовой деятельности. В этих целях используются:

  • стимулирование, то есть побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материального и морального);

  • собственно мотивирование, то есть создание у работников внутреннего побуждения к труду. Главными здесь являются заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности и удовлетворенность от нее.

Суть четвертой классической функции менеджмента – контроль. Он призван, заблаговременно определять надвигающиеся опасности, обнаруживать ошибки, отклонения от существующих стандартов и тем самым создавать основу для процесса корректировки деятельности фирмы. Главная задача контроля состоит, таким образом, не в поиске «козлов отпущения» за содеянные ошибки, а в определении причин последних и возможных путей выхода из сложившегося состояния, т. е. профилактики возможных отклонений. В классическом менеджменте функцию контроля следует понимать как вид управленческой деятельности, благодаря которой организацию можно удерживать на выбранном нужном (верном) пути, сравнивая показатели ее деятельности с установленными стандартами (планами). Существуют три аспекта осуществления контроля:

    • установление стандартов (технологии, нормативов);

    • измерение того, что было достигнуто и сравнение с планом;

    • коррекция отклонений от плановых показателей.

Различают три вида контроля:

  • Предварительный контроль. В организациях предварительный контроль используется в трех ключевых областях. В области человеческих ресурсов контроль достигается за счет анализа тех деловых и профессиональных знаний и навыков, которые необходимы для выполнения конкретных задач организации, в области материальных ресурсов – контроль качества сырья, в области финансовых ресурсов механизмом предварительного контроля является бюджет.

  • Текущий контроль. Он осуществляется в ходе проведения работ и позволяет исключить отклонения от намеченных планов и инструкций. Чаще всего его объектом являются сотрудники.

  • Заключительный контроль. В рамках заключительного контроля обратная связь используется тогда, когда работа уже выполнена. Цель такого контроля – предотвратить ошибки в будущем.

Все системы контроля всегда базировались на идее обратной связи: они сопоставляют реальные достижения с прогнозными данными. В основу создания всех систем контроля должны быть положены следующие главные требования-критерии:

  • эффективность контроля – определяется успешность, полезность контроля;

  • выполнение задач контроля – контроль должен определить совпадения или отклонения в системе управления организацией, способствовать устранению отклонений и выработке эффективных решений;

  • определение границ контроля – контрольные мероприятия не могут осуществляться без ограничений;

  • своевременность контроля – временной интервал между проведением измерений или оценок должен соответствовать контролируемому явлению;

  • гибкость контроля – необходимо приспособление к реальным условиям;

  • простота контроля – контроль должен соответствовать возможностям людей;

  • соответствие виду деятельности – неподходящий механизм контроля может маскировать, а не выявлять информацию.

В практике управления существует своего рода технология контроля (рисунок 2). Однако какая бы технология контроля ни применялась, конечная цель его состоит в том, чтобы обслуживать различные планы и цели менеджмента [14].


Технология контроля



Выбор концепции контроля:

  • система, процесс или частные проверки;

  • предмет и цель контроля;

  • контролирующий орган.

Соответствие нормам контроля:

  • этические;

  • правовые;

  • производственные.

Определение объема и области контроля:

  • полный, сплошной, эпизодический, выборный;

  • финансовый, качество продукции.



Выбор методов контроля:

  • предварительный;

  • текущий;

  • заключительный.

Определение цели контроля:

  • целесообразность;

  • правильность;

  • регулярность;

  • эффективность.


Рисунок 2 − Технология контроля.

В процедуре контроля есть три четко различимых этапа (рисунок 3) [20].





Рисунок 3 − Процедура контроля.

В дальнейшем состав этих функций менеджмента был дополнен.

Впервые основные виды управленческой деятельности описал и формализировал в начале ХХ столетия «отец научного управления» Анри Файоль. Он утверждал, что управлять – это значит планировать, организовывать, распоряжаться, координировать и контролировать (рисунок 4) [16]. В классификации функций управления А.Файоля добавлена пятая функция – координация.



Рисунок 4 − Функции управления А.Файоля.

Он утверждал, что предприятие живет и работает благодаря занятым на нем людям, а их совместной деятельностью необходимо управлять. Поэтому большое значение приобретает функция координации трудовой деятельностью людей. Сущность функции координации заключается в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

Цели координации – установление взаимодействия в работе производственных подразделений, руководителей и специалистов и устранение помех и отклонений от заданного режима работы.

Координация осуществляется путем проведения совещаний, личных контактов между руководителями, согласования рабочих планов и графиков, внесения в них корректив, увязывания работы между исполнителями.

Для выполнения функции координации необходимо создание эффективной системы обратной связи, то есть получение данных о результатах. Система обратной связи позволяет руководству выявить непредвиденные проблемы и скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения организации от наиболее эффективного пути движения к поставленным целям.

Все перечисленные функции не просто составляют единое целое, они переплетены друг с другом, проникают друг в друга, так что порой их трудно разделить. Реализация их всех планируется, организуется, координируется, мотивируется, контролируется. Они реализуются с помощью определенных методов, то есть способов приведения их в исполнение.

Анализ литературы показал, что функции менеджмента могут видоизменяться и детализироваться в процессе разделения и специализации управленческого труда, поэтому в управлении образовательным учреждением применяется расширенная классификация функций управления.


    1. Основные функции управления образовательным учреждением

Известный исследователь школоведческих проблем В.И.Зверева рассматривает управление как деятельность руководителей образовательных учреждений, направленную на обеспечение оптимального функционирования всех ее подсистем, перевод каждой из них на более высокий уровень развития [6]. Как указывает М.М. Поташник в понятии «управление» выделяют целенаправленность деятельности, выработку и реализацию управленческих решений при взаимодействии субъектов педагогического процесса с целью достижения оптимального результата [21].

Внутришкольное управление представляет собой целенаправленное, сознательное взаимодействие участников целостного педагогического процесса на основе познания его объективных закономерностей с целью достижения оптимального результата. Взаимодействие участников педагогического процесса складывается как цепь последовательных, взаимосвязанных действий или функций: целеполагания и планирования, организации, контроля, регулирования и корригирования, а также ряда других, реализация которых осуществляется на основе объективного, углубленного и детального педагогического анализа, характеризующего научный подход к всестороннему рассмотрению жизнедеятельности образовательного учреждения.

Необходимость выделения функций менеджмента, применяемых к новой социально-экономической системе школы, доказывается тем, что современному руководителю приходится переводить школу в режим развития. С учетом современных условий можно выделить следующие основания для определения функционального состава [25]:


  1. системное, рассматривающее любую организацию как совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих элементов, которые ориентированы на достижение конкретных целей в условиях изменяющейся среды;

  2. процессное, рассматривающее управление как непрерывный ряд взаимосвязанных управленческих функций;

  3. информационное, предусматривающее обеспечение руководителей и исполнителей информацией для принятия решений;

  4. коммуникационное, предусматривающее систему установления связей и взаимодействия для обмена информацией между двумя и более людьми;

  5. координационное, обеспечивающее систему установления взаимодействия элементов различных уровней в соответствии с их полномочиями;

  6. мотивационное, стимулирующее процесс побуждения себя и других к деятельности для достижения личных целей и целей организации.

Выделенные основания являются достаточными для определения состава и содержания функций управления школой с учетом ее специфических особенностей как социально-педагогической системы. Среди них информационно-аналитическая, мотивационно-целевая, планово-прогностическая, организационно-исполнительская, контрольно-диагностическая, регулятивно-коррекционная функции. Функциональные звенья управления рассматриваются как относительно самостоятельные виды деятельности. Между тем все они взаимосвязаны и последовательно, поэтапно сменяют друг друга, образуя единый управленческий цикл. Недооценка какого-либо из функциональных элементов приводит к изменению всего процесса управления и снижению его конечных результатов (рисунок 5) [25].
Информационно- Мотивационно- Планово-

аналитическая целевая прогностическая



Регулятивно-



коррекционная


Контрольно- Организационно-

диагностическая исполнительская



Рисунок 5 − Взаимосвязь функций управления
Деятельность по выполнению функций является процессом, требующим определенных затрат ресурсов и времени. Именно процессный подход к менеджменту позволил увидеть взаимосвязь и взаимозависимость функций управления. Процесс менеджмента отражает рекомендованную последовательность выполнения функций, точнее последовательность начала действий по выполнению функций, так как осуществление многоконтурной обратной связи приводит к одновременному осуществлению функций. Качество выполнения предыдущего этапа – необходимое условие обеспечения качества выполнения последующего этапа (функции). В этом выражается взаимозависимость функций. Общность этих функций управления подчеркивается их повторяемостью или цикличностью в процессах управления, поэтому эти функции можно назвать типовыми элементами управленческого цикла.

Среди выделенных функций управления как видов деятельности системообразующим фактором этого состава будет цель. Под влиянием мотивов и цели формируется информационно-аналитическая основа процесса управления любой педагогической системой. Мотивационно-целевая установка служит исходным основанием для прогнозирования и планирования деятельности, определяет организационные формы, способы, средства исполнения принятых решений, служит нормой для контроля и диагностической оценки фактических результатов, позволяет регулировать и корректировать педагогические процессы, поведение и деятельность всех его участников.

Обновление управления общеобразовательной школой связывается прежде всего с формированием системы информационно-аналитической деятельности как основного инструмента управления. У руководителей школ возрастает потребность в информации, так как при переходе в режим самоуправления организаторы образования ищут пути повышения эффективности своей управленческой деятельности. Информация должна быть, во-первых, максимально полной по своему объему, во-вторых, предельно конкретной. Для создания целостной системы информационно-аналитической деятельности в школах необходимо, прежде всего, определить ее содержание, объем, источники, сформировать потоки информации и вывести их на соответствующие уровни управления.

Для создания банка данных вся тематическая информация делится на несколько блоков: качество знаний и качество преподавания; уровень воспитанности и воспитательная работа; работа с педагогическими кадрами; работа с родителями, общественностью и предприятиями; организационные вопросы создания условий для получения образования; состояние внутришкольного управления; материально-техническая база; сведения об учащихся, учителях.

Процесс управления любой педагогической системой означает целеполагание и планирование. Основная задача мотивационно-целевой функции заключается в том, чтобы все члены педагогического коллектива четко выполняли работу в соответствии с делегированными им обязанностями и планом, а также сообразуясь с потребностями в достижении собственных и коллективных целей.

Прогнозирование и планирование можно определить как деятельность, направленную на оптимальный выбор идеальных и реальных целей и разработку программ их достижения. Как один их основных процессов управления планирование должно на всех уровнях отвечать целому ряду принципиальных требований. Они заключаются в следующем: единство целевой установки и условий реализации; единство долгосрочного и краткосрочного планирования; осуществление принципа сочетания государственных и общественных начал; обеспечение комплексного характера прогнозирования и планирования; стабильность и гибкость планирования на основе прогнозов. Планирование позволяет прогнозировать основные условия, этапы становления личности и коллектива. Планирование создает такую объективную ситуацию, при которой возможны максимальное и разностороннее развитие личности, самореализация ее творческих возможностей.

Во всей цепочке составляющих управленческого цикла, одинаково значимых для непрерывности и целостности управления, есть особая стадия, от которой зависит качество функционирования и развития объекта, − организационно-исполнительская функция. Она объективно принадлежит каждому циклу управления, несет в себе основной потенциал социального преобразования школы. Для реализации принятых решений необходим этап создания организационных отношений, обеспечивающих движение системы, оптимальное взаимодействие ее компонентов. Организационные отношения можно определить как связи между людьми, возникающие из-за распределения полномочий и закрепления за ними функций их совместной деятельности. Постоянное взаимодействие руководителя с коллегами, учащимися придает организаторской деятельности определенную личностно-ориентированную направленность. Именно поэтому внутришкольный менеджмент предполагает организацию межличностного взаимодействия, использование психологических методик [3].

В условиях большей самостоятельности контрольно-диагностическая функция внутришкольного управления должна занять особое место в целях стимулирования деятельности учителя и ученика. Сочетание административного и общественного контроля внутри школы с самоанализом, самоконтролем и самооценкой каждого участника педагогического процесса входит в практику работы школ. Контроль – активная стадия процесса управления, когда сопоставляются достигнутые результаты с тем, что было запланировано. Основой всей системы контрольных измерений является обратная связь.

Регулятивно-коррекционная функция вносит коррективы с помощью оперативных способов, средств и взаимодействий в процессе управления педагогической системой для поддержания ее на запрограммированном уровне. Конкретные формы и виды регулирования весьма разнообразны и определяются спецификой управляемого объекта.

В управленческом цикле изначальным моментом противоречия управления школой в целом является противоречие между функциями организации и регулирования. Функция организации в определенной степени отражает целенаправленное функционирование системы школы в конкретных условиях. Задача функции регулирования и коррекции состоит в том, чтобы поддерживать той или иной уровень организации системы в данной ситуации. Но как только ситуация изменяется, функция регулирования нарушает стабильность организационной структуры, приводя ее в соответствие с новыми условиями [11].

Таким образом, процесс управления образовательным учреждением заключается в реализации функций, которые должен выполнять всякий руководитель. То есть управление образовательным учреждением – это процесс информации, планирования, организации, мотивации, координации и контроля, необходимый для того, чтобы сформулировать и достичь цели школы. Игнорирование какой-либо функции управления приводит на практике к снижению эффективности управленческих действий. Рассмотрим в следующем пункте эффективность управления образовательным учреждением.

  1   2   3


База данных защищена авторским правом ©ekonoom.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница