Учет представительских расходов




Скачать 88.88 Kb.
Дата26.04.2016
Размер88.88 Kb.
"Новое в бухгалтерском учете и отчетности", 2007, N 20
УЧЕТ ПРЕДСТАВИТЕЛЬСКИХ РАСХОДОВ
Почти в каждой компании руководство проводит корпоративные мероприятия с целью наладить деловые связи и заключить хозяйственные договоры. Нередко банкетное обслуживание устраивается при проведении переговоров с партнерами. У бухгалтерии же возникает масса вопросов, связанных с оформлением таких расходов и отражением их в учете.
Документальное оформление
От того, насколько грамотно будут подготовлены документы по ведению корпоративного мероприятия, зависит возможность учесть расходы. В настоящее время конкретный перечень документов, которые необходимо оформить, чтобы учесть представительские расходы, законодательно не утвержден. Поэтому организации должны самостоятельно определить порядок документального оформления таких затрат. На первый взгляд это преимущество, поскольку компания может в произвольной форме оформить такие расходы, а затем списать. Если же посмотреть с точки зрения проведения проверки, то у налоговых органов есть возможность придраться к отражению в учете таких расходов.

Приведем список документов, которые должны быть в наличии:

- приказ руководителя организации о проведении мероприятия (с указанием должностных лиц, имеющих право получать денежные средства под отчет, и лица, ответственного за проведение мероприятия и за все произведенные расходы);

- программа мероприятия;

- список представителей организации, которые принимают участие в переговорах или в заседаниях руководящего органа;

- перечень делегатов приглашенной стороны (с указанием должностей);

- смета представительских расходов, где следует указать предполагаемую величину затрат с разбивкой по конкретным статьям расходов;

- меню, утвержденное директором ресторана (кафе) или руководителем либо директором столовой предприятия (если обед готовился своими силами, в собственной столовой);

- акт (отчет) о величине произведенных представительских расходов, подписанный руководителем организации. В нем должны быть указаны суммы фактически понесенных затрат со ссылкой на подтверждающие документы;

- отчет об израсходованных сувенирах (образцах готовой продукции) с указанием, что, кому и в каком количестве вручено;

- авансовые отчеты с приложением подлинников соответствующих первичных документов (чеков ККТ и товарных чеков с подробной расшифровкой вида и количества товарно-материальных ценностей, счетов из ресторана, накладных, счетов-фактур, торгово-закупочных актов и т.д.).

Поскольку все перечисленные документы (кроме авансового отчета) не имеют унифицированной формы, их необходимо оформить с учетом требований ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Все они должны обязательно содержать следующие реквизиты:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

Также в первичных документах необходимо указать сведения о дате, месте проведения деловой встречи (приема) и ее цели. Цели проведения мероприятия нужно уделить особое внимание, поскольку, если она не будет удовлетворять критериям, установленным п. 2 ст. 264 НК РФ, нельзя будет признать затраты на мероприятие в качестве представительских расходов при налогообложении прибыли.

Желательно, чтобы цель встречи была сформулирована везде одинаково. Разумной деловой целью проведения мероприятия может быть обсуждение нового совместного проекта, вопросов финансирования уже существующего совместного проекта и т.п. Помните, что все вопросы, обсуждаемые на мероприятии (проекты, сделки), должны быть связаны с производственной деятельностью организации. Встречу необходимо оформить протоколом, где указать, достигли ли стороны какой-либо договоренности.

По окончании мероприятия работник, ответственный за его проведение, должен собрать все необходимые документы, подтверждающие понесенные затраты. Как правило, участникам встречи необходим транспорт, например приехать из аэропорта в гостиницу, а из гостиницы к месту переговоров и обратно. Если для перевозок используется собственный автомобиль организации, необходим путевой лист автомобиля, задействованного в этом мероприятии, а также авансовые отчеты водителей о приобретении ГСМ с приложением чеков АЗС.

Если у принимающей стороны нет собственной машины либо делегация многочисленна, транспортные услуги может оказать специализированная организация, с которой заключается соответствующий договор. В таком случае необходимы следующие документы:

- договор оказания транспортных услуг;

- акт об оказании транспортных услуг, подписанный заказчиком и подрядчиком;

- счет на оплату транспортных услуг;

- счет-фактура на сумму оказанных транспортных услуг;

- путевые листы автомобилей, перевозящих участников встречи.

Во время встречи проводится буфетное обслуживание (участникам предлагаются чай, кофе, минеральная вода, соки и т.д.). Если продукты питания для проведения приема приобретались подотчетными лицами, продукты приходуются по данным авансового отчета и списываются на основании товарных накладных (форма N ТОРГ-12 <1>) и накладных на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма N ТОРГ-13 <1>).

--------------------------------



<1> Формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.
Расходы на буфетное обслуживание, проводимое сторонними организациями, оформляются следующими документами:

- договор на оказание услуг;

- счет;

- заказ-счет (форма N ОП-20 <1>);



- акт на отпуск питания по безналичному расчету (форма N ОП-22 <1>).

--------------------------------



<1> Формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. N 132.
Списание сувениров, розданных участникам встречи, оформляется требованием-накладной (форма N М-11 <1>).

--------------------------------



<1> Утверждена Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. N 71а.
В случае проведения переговоров с представителями иностранных делегаций потребуются услуги переводчиков. Если в штате компании их нет, заключается договор со сторонней организацией или непосредственно с переводчиком. По факту оказания услуг подписывается акт об их оказании.
Бухгалтерский и налоговый учет
В бухгалтерском учете представительские расходы признаются в том отчетном периоде, в котором они имели место, независимо от времени фактической оплаты. Если организация оплачивает их через подотчетное лицо, то датой признания расходов является дата утверждения авансового отчета.

В соответствии с ПБУ 10/99 <2> представительские расходы признаются расходами по обычным видам деятельности и отражаются в учете по дебету счета 26 "Общехозяйственные расходы" или 44 "Расходы на продажу" (если организация занимается торговой деятельностью) в корреспонденции со счетами 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками", 71 "Расчеты с подотчетными лицами", 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".

--------------------------------

<2> Положение по бухгалтерскому учету "Расходы организации" ПБУ 10/99 утверждено Приказом Минфина России от 6 мая 1999 г. N 33н.
Теперь - о налоговом учете. Прежде всего необходимо помнить об общих критериях признания расходов, установленных п. 1 ст. 252 НК РФ: обоснованность, документальная подтвержденность и направленность на получение дохода.

В силу п. 2 ст. 264 Налогового кодекса РФ представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% затрат налогоплательщика на оплату труда за тот отчетный (налоговый) период, когда проводилось мероприятие. К представительским расходам относятся затраты на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также лиц, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, в том числе на транспортное обеспечение, буфетное обслуживание во время переговоров, оплату услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.

Понятие "обслуживание" весьма широкое, при его трактовке, как правило, возникают споры. По мнению финансового ведомства, законодатель ограничил перечень расходов на обслуживание, следовательно, затраты, в нем не поименованные, к представительским не относятся. Например, Минфин России в Письме от 16 апреля 2007 г. N 03-03-06/1/235 указал, что расходы на оплату проживания участников иностранной делегации не могут быть учтены в составе представительских расходов на том основании, что данный вид расходов не предусмотрен п. 2 ст. 264 НК РФ. А вот расходы на приобретение продуктов питания для организации официального приема, в том числе спиртных напитков, в составе представительских расходов учитываются (Письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). В отношении расходов на спиртные напитки финансисты пояснили, что сумма таких расходов ограничена обычаями делового оборота при проведении деловых переговоров (Письмо Минфина России от 19 ноября 2004 г. N 03-03-01-04/2/30). Согласно ст. 5 Гражданского кодекса РФ обычаем делового оборота признается сложившееся и широко применяемое в какой-либо области предпринимательской деятельности правило поведения, не предусмотренное законодательством (независимо от того, зафиксировано оно в каком-либо документе или нет).

В отношении затрат на покупку табачных изделий представители налоговых органов высказывают в неофициальных консультациях мнение, что такие расходы могут быть отнесены к представительским только при условии, что они непосредственно связаны с проведением официального приема, т.е. сигареты используются при буфетном обслуживании.

Что касается сувенирной продукции, раздаваемой участникам встречи, то затраты на ее приобретение не могут быть отнесены к представительским (Письмо Минфина России от 16 августа 2006 г. N 03-03-04/4/136). Но если на сувениры нанесен логотип организации или товарный знак, расходы на их изготовление можно отнести к рекламным (Письмо ФАС РФ от 23 января 2006 г. N АК/582, направлено Письмом ФНС России от 25 апреля 2007 г. N ШТ-6-03/ 348@).
Прочие вопросы налогообложения
Согласно п. 1 ст. 236 НК РФ объектом обложения единым социальным налогом для организации признаются выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц по трудовым и гражданско-правовым договорам, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг, а также по авторским договорам. Представительские расходы не признаются такими вознаграждениями, они являются прочими расходами, связанными с производством и (или) реализацией продукции (пп. 22 п. 1 ст. 264 НК РФ). Соответственно, ЕСН они не облагаются.

Налоговые органы согласны с такой позицией. В Письме от 22 декабря 2006 г. N 21-11/113019@ УФНС России по г. Москве разъяснило, что представительские расходы не являются объектом обложения ЕСН при подтверждении их служебного характера. Если же проверяющие вдруг выскажут иное мнение, организация может спокойно обращаться в суд. Уже имеется положительная для налогоплательщика арбитражная практика (Постановления ФАС Уральского округа от 5 марта 2007 г. по делу N Ф09-1199/07-С2, ФАС Северо-Кавказского округа от 28 апреля 2006 г. по делу N Ф08-1641/2006-682А).

С налогом на доходы физических лиц аналогичная ситуация. Так, объектом обложения НДФЛ в соответствии со ст. 209 НК РФ признается доход, полученный налогоплательщиком - физическим лицом. Представительские расходы не признаются выплатами в пользу физических лиц, так как являются расходами организации. В соответствии со ст. 41 НК РФ они не могут быть экономической выгодой физического лица и, соответственно, его доходом, поэтому объекта налогообложения не возникает.

К такому же выводу можно прийти, рассмотрев этот вопрос с другой стороны. В соответствии с абз. 9 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ освобождаются от обложения НДФЛ компенсационные выплаты, связанные с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. Суммы представительских расходов, которые организация несет в пределах норм, относятся к компенсационным выплатам, поэтому не облагаются налогом.

А как быть с НДС? На основании п. 7 ст. 171 НК РФ вычетам подлежат суммы налога, уплаченные по представительским затратам, включаемым в состав расходов при исчислении налога на прибыль организаций. Так как представительские расходы учитываются для налогообложения по нормативам, установленным п. 2 ст. 264 Кодекса, суммы налога на добавленную стоимость по таким расходам подлежат вычету в размере, соответствующем установленным нормам. НДС по сверхнормативным расходам к вычету не принимается и в расходах в целях налогообложения прибыли не учитывается.

Налоговые вычеты производятся организацией-покупателем на основании счетов-фактур, выставленных продавцами при приобретении налогоплательщиком товаров (работ, услуг) (п. 1 ст. 172 НК РФ). В расчетных и первичных учетных документах, а также в счетах-фактурах сумма НДС должна быть выделена отдельной строкой (п. 4 ст. 168 НК РФ).


Н.В.Жемчугова

Главный бухгалтер

ООО "ИНТРОВЭБ"

Подписано в печать



09.10.2007


База данных защищена авторским правом ©ekonoom.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница