Учебно-справочный материал для самостоятельной проработки слушателями курса повышения квалификации




страница3/9
Дата07.05.2016
Размер2 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9
Тема № 4 Управление строительным предприятием.

Как стать лидером в строительной отрасли.
Содержание:

  1. Получение реального эффекта в денежном выражении от внедрения специализированного ПО в строительных компаниях.

  2. Учет договоров в строительстве.

  3. «АЛТИУС – Управление строительством» и «CRM и документооборот» - дуэт для чёткой организации участия в тендере.

В строительной организации, ведущей интенсивную деятельность, зачастую в работе находятся одновременно несколько объектов. Одновременно работы ведутся по разным договорам с заказчиками и субподрядчиками. В процессе работы могут изменяться условия по договорам, появляются новые приложения и дополнительные соглашения. Сотрудникам договорного, планово-экономического отделов, отдела снабжения (логистики) сложно в таких условиях своевременно составлять планы выполнения работ, финансовые планы, графики поставки ресурсов на объекты. Изменение условий договоров влечет за собой необходимость оперативной корректировки составленных ранее планов, иногда взаимосвязанных. Составление и поддержка план-графиков – очень трудоемкая работа, помимо специальных знаний требующая таких человеческих качеств, как высокая внимательность, скрупулезность, ответственность. Справиться с этой работой могут только специалисты высокой квалификации. На основании подготовленных ими планов, отчетов руководство строительной компании принимает важнейшие стратегические решения. Цена ошибки в таблицах и графиках, представленных руководству, очень высока. Срывы сроков работ, несвоевременная поставка материалов и техники на объекты, просроченные платежи могут иметь очень серьезные последствия: начиная от штрафных санкций и заканчивая потерей деловой репутации.

Для управления строительством целесообразно применение специализированных компьютерных программ. В частности, современные сметные программы ведущих российских разработчиков давно уже по достоинству оценены большинством сметчиков. К сожалению, специалисты других служб редко используют в своей ежедневной работе программные средства, помогающие своевременно, оперативно, быстро, безошибочно составлять планы, графики, вести учет фактического выполнения сформированных планов.

Использование в строительной организации специализированной полнофункциональной программы, позволяющей вести учет договоров с заказчиками и подрядчиками, формировать планы, контролировать их выполнение, дает явные преимущества как для руководства, так и для специалистов разных служб.

Во-первых, отклонения фактических показателей от плановых видны на самых ранних этапах, что дает возможность руководству как можно раньше разобраться с возникающими проблемами, проанализировать их и найти наиболее оптимальные способы их решения.

Во-вторых, самые трудоемкие расчеты и построение календарных план-графиков выполняет программа. Специалисты в этом случае освобождены от выполнения рутинных расчетных операций и могут быть привлечены к анализу и оптимизации выполняемых работ. Уменьшается влияние так называемого «человеческого фактора» на правильность составления планов и отчетов. Резко снижается риск ошибки, а в случае ошибок при вводе первичных данных поиск и исправление ошибки максимально упрощены по сравнению, например, с составленными в электронных таблицах отчетами.

Еще один аргумент в пользу внедрения программ в строительной компании: данные об изменении условий договоров (сроков, объемов, состава работ, их стоимостей) достаточно ввести в программу один раз – и все необходимые планы будут сформированы заново автоматически.

Что особенно важно для руководства, в любой момент легко сформировать сводные отчеты по объекту, когда данные берутся из многих договоров с заказчиками и подрядчиками; легко анализировать выполнение обязательств по договорам с подрядчиками в привязке к договорам с заказчиками.

На примере программы «АЛТИУС – Управление строительством» рассмотрим реальные возможности компьютерного ведения учета договоров строительства и преимущества такого учета.

Учет ведется в разрезе договоров и объектов. В договоре с заказчиком и приложениях к нему вводятся все необходимые данные: этапы договора, виды работ, объемы, стоимости и т.д. Информация о выполняемых работах может быть импортирована из сметной программы или введена укрупненно. К каждому виду работ может быть указан список необходимых для выполнения этой работы ресурсов: материалов, оборудования, машин и механизмов. Договоры с субподрядчиками вводятся в привязке к основным договорам с заказчиками.

На основании договоров и приложений автоматически формируются графики выполнения работ, финансовые планы, графики поставки ресурсов на объекты: материалов, оборудования, машин и механизмов. Фактическое выполнение обязательств по договорам регистрируется актами выполненных работ. В программе есть набор отчетов, показывающий выполнение работ в сравнении с плановым графиком.

Учет материалов и оборудования ведется в полном объеме: получение материальных ценностей от поставщиков, перемещение на объекты, поставку подрядчикам, списание по нормам расхода при регистрации актов выполненных работ. В любой момент можно сформировать отчеты, отражающие текущую потребность в ресурсах.

В программе есть удобный механизм выписки нарядов рабочим и регистрации выполненных по нарядам работ. В зависимости от трудоемкости работ по введенным нормативам программа рассчитывает необходимое время на выполнение работ бригадами любой численности. На основании введенной информации о выполнении работ по нарядам формируется отчет для специалистов, рассчитывающих зарплату рабочих.

Программа включает в себя финансовый модуль, позволяющий формировать финансовые планы, вводить данные о фактическом движении денег, учитывать взаиморасчеты по договорам. Это позволяет вести управленческий учет движения денег в разрезе как одного, так и группы «своих» юридических лиц.

Программа «Управление строительством» формирует сводную карточку объекта, включающую все взаимоотношения с заказчиками и подрядчиками в рамках объекта.

При вводе данных в программу автоматически осуществляются проверки на полноту и корректность введенных данных. В случае некорректно введенных данных выдаются соответствующие сообщения. Благодаря этому, от операторов не требуется очень высокая квалификация.

Планирование выполнения работ, поставок ресурсов на объекты упрощается на порядок. У специалистов планово-экономического отдела появляется возможность на этапе подготовки проекта договора, изменяя сроки выполнения работ и поставки материалов, получить несколько различных план-графиков и выбрать из них оптимальный. Таким образом, высококвалифицированные специалисты, благодаря использованию программы, освобождают свое рабочее время от рутинных расчетных операций и получают возможность заниматься анализом и оптимизацией планов предприятия как по каждому договору и объекту, так и сводных, «накладывая» друг на друга данные по разным договорам и приложениям.

Понятие «оперативный учет» становится не просто абстрактным термином. Любая информация, будучи один раз введена в программу, становится доступной ответственным сотрудникам из разных отделов. При этом работникам каждой службы она представлена в необходимой именно им, удобной форме. Например, после ввода актов выполненных работ каждый специалист получает отчет, относящийся именно к его сфере деятельности. В частности, финансовая служба видит изменения в состоянии взаиморасчетов с контрагентом. Плановики в своих отчетах видят изменения в объемах выполненных работ и оставшиеся объемы, могут проконтролировать сроки. Логистики (снабженцы) видят уменьшение остатков материалов на объекте (в соответствии со списанием необходимого количества материалов на выполнение работ) и могут принять решение об очередной поставке материалов на объект.

Кроме оперативных, в программе содержится набор аналитических отчетов. Информация, содержащаяся в них, позволяет руководству принимать своевременные и обоснованные решения.

Утверждение о том, что описанная программа является системой управления, а не программой учета, вполне обоснованно. Основным управляющим фактором на предприятии является процедура принятия решения, на основании результата которой осуществляется воздействие на предприятие. Ни одна программа сама по себе решений не принимает, но программа «Управление строительством», включающая набор удобных аналитических отчетов, способна поставлять информацию руководителю в том ракурсе, который наиболее подходит для принятия конкретных решений.

В результате использования программы «АЛТИУС – Управление строительством» учет на строительном предприятии становится гораздо более прозрачным, упорядоченным, оперативным. Как итог – повышается управляемость строительным предприятием.

Программа может использоваться на строительных предприятиях любого уровня в любом регионе. Безусловно, если у предприятия мало договоров с заказчиками и подрядчиками, то старые («ручные») методы учета и планирования можно не менять на автоматизированные. Но если руководство задумывается о развитии своего бизнеса, то максимально раннее внедрение этой программы позволит строительному предприятию приобрести значительные конкурентные преимущества.


Получение реального эффекта в денежном выражении от внедрения специализированного ПО в строительных компаниях.
Необходимость автоматизации строительной отрасли в России является острым вопросом. Если до недавнего времени большинство строительных компаний предпочитали специализированным программным решениям приложения MS Office, а иногда и вовсе примитивные бумажные носители, то сейчас ситуация постепенно стала меняться. Нельзя сказать, что все без исключения строительные компании приняли решение автоматизировать бизнес, но, тем не менее, подобные тенденции стали более явными. Это обусловлено и господством кризиса, в период которого необходимо чётко планировать затраты и осуществлять непрерывный контроль, и тем, что российские строительные компании хотят укрепиться на мировом рынке и соответствовать уровню западных компаний, чья деятельность полностью автоматизирована уже в течение многих лет и т.д.

На сегодняшний день на рынке представлена масса программных решений для строительной отрасли. Многие из них уже активно внедряются в российских строительных компаниях. Однако дать оценку эффективности в финансовом эквиваленте от внедрениях такого ПО непросто. Многие разработчики описывают свои программные продукты довольно расплывчато, упоминая лишь о виртуальных выгодах. Но руководители строительных предприятий, чья прагматичность в нестабильных экономических условиях лишь возросла, хотят получить реальные результаты от внедрения специализированных программных решений.

По данным компании «АЛТИУС СОФТ» в последние несколько месяцев при обращении клиентов в компанию, вопросы по программе «АЛТИУС – Управление строительством» и другим программным решениям стали более конкретными и направленными на уточнение реального эффекта в денежном выражении, который может быть получен от внедрения специализированного ПО.

Важно выделить три основных финансовых аспекта, характерных именно для ведения бизнеса строительных компаний. Во-первых, если говорить о получении эффективности в денежном выражении, то можно сказать, что с помощью программы «АЛТИУС – Управление строительством» можно получить данные, необходимые для точного расчета налога на имущество, в налогооблагаемую базу которого входит «незавершенное строительство». Некоторые строительные организации не показывают по бухгалтерии «незавершенку» по очевидным причинам. Пообъектный учет затрат и их распределение на отдельный субсчет – это сложная задача, которая трудно достижима с помощью бухгалтерских программ. Например, затраты на заработную плату рабочих, которые работали в течение одного месяца на разных объектах, достаточно сложно разносить в «незавершенку» по каждому из них. Следовательно, если договоры подряда краткосрочные, и «незавершенка» достаточно невелика (что оценивается обычно «на глазок»), то ее просто не учитывают. При небольших суммах, даже если проверка выявит наличие «незавершенки» и недостаточное начисление налога, то суммы штрафов и пеней будут невелики. Однако, при долгосрочном строительстве крупных объектов недвижимости наличие «незавершенки» становится явным, и ее обязательно нужно проводить по бухгалтерии и начислять налог. В результате бухгалтерия зачастую ведет этот учет укрупнённо, что дает погрешность при расчете налога. Практика показывает, что чаще всего начислены и уплачены суммы налога на 5 – 30% больше, чем необходимо. В программе «АЛТИУС – Управление строительством» подобных ситуаций можно избежать с помощью отчета «Незакрытые объекты», из которого можно быстро и просто получить требуемые для бухгалтерии показатели на любой момент времени, в том числе на предыдущие периоды. Таким образом, использование программы позволит предоставить в бухгалтерию точные данные по «незавершенке» в нужный период и избежать переплаты налога.



Вторым важным моментом является определение конкретных денежных сумм, которые необходимо получить от заказчика. Иными словами, в строительном бизнесе важно точно рассчитывать: «сколько нужно требовать денег». Казалось бы, что в данной арифметике нет ничего сложного, и бухгалтерия располагает подобными показателями. Однако, это не совсем так, поскольку бухгалтерия способна предоставить данные только по дебиторской и кредиторской задолженности. Но в строительстве нужны абсолютно другие сведения (рассчитанные иначе), а именно ожидаемые поступления от заказчиков и необходимые платежи субподрядчикам в соответствии с условиями договоров. Например, по договору на сумму 1 000 000 рублей получен аванс от заказчика в размере 30 %
(300 000 рублей). Через месяц часть работ закрыта актом выполненных работ на сумму 200 000 рублей. Согласно бухгалтерским данным заказчик ничего не должен, а, наоборот, имеется кредиторская задолженность перед заказчиком, равная 100 000 рублей (получение 300 000 рублей, выполнение 200 000 рублей). На самом деле, согласно условиям договора заказчик обязан перечислить сумму, равную стоимости акта за вычетом той части аванса, которая приходится на этот акт. То есть расчет следующий: 30 % от стоимости акта – это часть аванса, которая приходится на акт (зачет аванса), а именно 60 000 рублей. Следовательно, оплата, которую можно ожидать от заказчика – 140 000 рублей (200 000 рублей-60 000 рублей). Аналогично рассчитываются предстоящие платежи субподрядчикам. В бухгалтерии таких данных нет, поскольку в ее задачу не входит учет условий договоров и планирование платежей по ним. Но для принятия оперативных решений, четкого планирования руководству строительных организаций необходимо знать суммы предстоящих входящих и исходящих платежей, рассчитанных на основании договорных условий и фактически выполненных работ. Кроме того, такие данные нужны и в бухгалтерии, т.к. бухгалтерия выставляет счета заказчикам за выполненные работы, и нужно знать точную сумму счета, рассчитанную именно так, как описано выше. Входящие счета от подрядчиков тоже необходимо проверять перед оплатой – правильно ли рассчитан зачет аванса и пытается ли подрядчик (по ошибке или умышленно) получить сумму большую, чем положено по условиям договора. Конечно, в итоге, в целом по договору, сумма, уплаченная подрядчикам, все равно будет равна сумме выполнения, но эти корректировки будут произведены позднее, в будущие периоды. А данные, предоставленные пост фактум, не дают возможности своевременной оптимизации использования оборотных средств предприятия. Программа «АЛТИУС – Управление строительством» автоматически рассчитывает «зачет аванса» по каждому акту выполненных работ с заказчиками и подрядчиками, позволяет увидеть итоговые суммы ожидаемых платежей в целом по предприятию, и подробную, развернутую информацию по каждому объекту, контрагенту, договору, этапу договора. В условиях кризиса строительным компаниям особенно важно четко контролировать свои оборотные средства и не допускать их дефицита, т.к. банковские кредиты практически недоступны, а инвестиционная активность существенно снижена.

Третьим принципиальным моментом является и то, что до недавнего времени обычной практикой было получение от заказчика аванса в размере 100 % на материалы и оборудование и определенного процента (от 15% до 50%) от заработной платы рабочих. В условиях экономической нестабильности заказчики не имеют в наличии достаточно средств для единовременного перечисления аванса на ресурсы по всему договору, попросту говоря, на рынке появилась тенденция «считать деньги». На сегодняшний день заказчики сокращают авансы на заработную плату подрядчикам, а авансы на ресурсы перечисляются периодически (ежемесячно или ежеквартально) только на необходимое материалы и оборудование, без которых производственный процесс не может быть осуществлён. Для расчета такого авансирования нужно «наложить» на смету график производства работ и рассчитать стоимость ресурсов в каждом периоде, что вручную выполнить очень трудоемко. Из сложившейся ситуации следует, что расчёт стоимости ресурсов должен быть максимально точным. При этом точность в расчётах важна как для заказчика, который перечисляет денежные средства подрядчику, так и для самого подрядчика, который должен располагать достоверными данными о стоимости необходимых ресурсов и сообщать заказчику актуальные суммы для закупки нужных материалов, сырья и оборудования. Это необходимо, поскольку нередки случаи, когда предполагаемые суммы, который заказчик планирует перечислить подрядчику на покупку ресурсов, разнятся с данными, имеющимися у подрядчика. Кроме этого, заказчикам необходимо чётко рассчитывать и стоимость давальческих материалов для понимания количества денег, нужного на покупку данных материалов для подрядчика. Соответственно, по долгосрочным договорам с заказчиками рассчитываются минимальные платежи (авансы), необходимые для строительства. Данные суммы отражаются в договоре, при этом указывается их периодичность (ежемесячные или ежеквартальные авансы). Если подобные расчёты выполнять вручную, то они будут довольно приблизительными, что повлечёт за собой массу проблем. Если рассчитанные суммы будут меньше минимально необходимых, то подрядчик не сможет в полном объеме выполнить работы в текущем периоде, что спровоцирует общий срыв сроков работ по договору. Если суммы авансов будут больше минимальных, то это станет причиной «замораживания» оборотных средств, т.к. они будут перечислены раньше, чем было необходимо. В программе «АЛТИУС – Управление строительством» такие расчеты могут быть сделаны автоматически, т.к. можно соотнести смету с графиком производства работ. Это позволит руководству точно знать состав, суммы, сроки предстоящих платежей подрядчикам, заранее, отразить их в договорах и быть уверенным, что риск отставания от графика производства работ или дефицита оборотных средств (при условии выполнения обязательств подрядчиками) минимален. Важно отметить, что тенденция «считать деньги» не просто является очередной волной, вызванной мировым финансовым кризисом, а уже укрепилась на рынке и стала повсеместным явлением. Анализируя ситуацию в строительной отрасли и реальные отзывы представителей строительных компаний, можно сказать, что преобладание подобной тенденции послужит по-настоящему революционным моментом, и к прежней системе авансирования строительные предприятия, скорее всего, уже не вернутся.

Также стоит сказать несколько слов, не касающихся финансовой стороны. Если говорить об очевидных преимуществах работы с программой «АЛТИУС – Управление строительством», то среди них можно выделить: актуальность и достоверность информации, т.е. учет всех договоров с заказчиками, подрядчиками и поставщиками позволит увидеть подробную картину текущего состояния деятельности предприятия. Вся информация будет структурирована и зафиксирована в одной программе, а не находиться в разрозненном виде.

Также оперативность информации будет играть немаловажную роль в успешном ведении бизнеса строительного предприятия. Если бухгалтерия способна отразить данные только пост фактум и они не всегда представлены в той форме и в том разрезе, в которых нужны именно руководству для своевременного принятия решений, то в программе «АЛТИУС – Управление строительством» руководитель может самостоятельно получить отчет в любой момент времени, а не только «с понедельника по пятницу с 9 до 18», в том числе находясь вне офиса, с использованием удаленного доступа к базе данных.

Весомым плюсом является и то, что руководители строительных компаний перестают быть заложниками «незаменимых сотрудников». Если сотрудник, осуществляющий весь учет по объекту, уходит в отпуск или прекращает свою деятельность в компании, то все данные о договорах, взаиморасчетах и планах фиксируются в общей базе данных программы. Соответственно, сотрудникам, в чьи обязанности будет входить выполнение работы предшественника, не нужно будет собирать разрозненную информацию и разбираться в ворохе отдельных файлов, папок и других документов, чья структура и все нюансы были известны лишь «незаменимому сотруднику». В программе «АЛТИУС – Управление строительством» все данные четко и логично структурированы, и ввод новой или поиск существующей информации не составляет труда даже для человека, не очень хорошо разбирающегося в компьютерных премудростях, в составлении электронных таблиц, в написании формул и ссылок.



Подводя итог, можно сказать, что использование программы «АЛТИУС – Управление строительством» может принести реальную выгоду строительным компаниям. Сейчас, в условиях финансового кризиса, строительная отрасль в виду своей специфики, находится в особенно трудном положении по сравнению с другими отраслями. Сокращение и оптимизация любых расходов становятся наиболее важными факторами, способными обеспечить решение ряда проблем.
Учет договоров в строительстве.
Управленческий учет на строительном предприятии состоит из нескольких взаимосвязанных задач. Это планирование (календарное, ресурсное, финансовое), учет фактических показателей, контроль отклонения от планов, оперативная корректировка планов в соответствии с текущей производственной и финансовой ситуацией, анализ состояния выполняемых и закрытых договоров с заказчиками и подрядчиками строительства.
В данной статье мы затронем только один аспект управленческого учета в строительстве – учет договоров. Хотя остальные аспекты управления строительством не менее важны, именно договоры с заказчиками и подрядчиками – это та основа, те первоначальные данные, на которых строится все остальное планирование, контроль и анализ деятельности.
Поскольку мы сотрудничали со многими строительными предприятиями на ниве создания заказных учетных программ и на основе накопленного опыта создали готовое решение для строительных организаций, свои представления об управленческом учете договоров с заказчиками и подрядчиками мы будем подкреплять примерами из нашей тиражной программы «АЛТИУС – Управление строительством».
Все договоры с заказчиками и подрядчиками в строительной организации должны располагаться в общих реестрах, с регулированием доступа сотрудников к ним. Карточка договора должна содержать основные значимые сведения: дату договора, его номер, наименование предприятия-контрагента, наименование нашего юр. лица (т.к. в строительном холдинге их может быть несколько), объект, ответственного сотрудника и т.д. В программе «АЛТИУС – Управление строительством» реализовано удобное и быстрое заполнение карточек договоров с использованием справочников. Организован быстрый поиск в реестрах по ключевым реквизитам договоров. Если строительная организация выполняет однотипные работы и использует типовые шаблоны договоров, то после заполнения карточки договора в программе «АЛТИУС – Управление строительством» возможно автоматическое формирование договора в формате MS Word.
Обычно договор с заказчиком или подрядчиком состоит из нескольких этапов. Контроль выполнения сроков этапов при большом количестве одновременно выполняемых договоров – отдельная трудоемкая задача в большинстве строительных и проектных организаций. Возможно, различные этапы одного и того же договора курируют разные сотрудники. Программа «АЛТИУС – Управление строительством» позволяет установить напоминания о сроках договора в целом одной группе сотрудников, каждого этапа – другим группам сотрудников, и отдельных видов работ – ответственным именно за выполнение этих работ. За сколько дней напоминать об этих событиях, опять же устанавливается в зависимости от принятого на строительном предприятии порядка контроля договоров.
Ни для кого не секрет, что для многих строительных организаций актуален не только учет выполнения обязательств по договорам с заказчиками и подрядчиками, но и учет самих бумажных экземпляров договоров. Нужно отслеживать визирование документов с нашей стороны и со стороны контрагентов, движение бумажного экземпляра между сотрудниками своего предприятия. Бывает, что работы по договору начинаются в момент, когда неизвестно местонахождение бумажного документа: находится ли он у контрагента, в нашем секретариате как входящий документ, в юридическом отделе, в бухгалтерии, в СДО или у директора на ознакомлении и визировании. Если использовать программу «АЛТИУС – Управление строительством» версии «ПРОФ» (включающую в себя функции регистрации документооборота в строительной организации), то можно упорядочить и контроль бумажных экземпляров документов.
Для решения вышеперечисленных задач (оставляя за рамками учета остальные аспекты управленческого учета) достаточно следующих модулей программы «АЛТИУС – Управление строительством»: СтройПодрядчик и СтройЗаказчик.
Модуль СтройПодрядчик предназначен:

для ведения учета договоров с заказчиками,

планирования работ по ним,

регистрации фактически выполненных работ,

ведения взаиморасчетов в заказчиками,

планирования выполнения работ собственными силами

и контроля планов.
Модуль СтройЗаказчик предназначен:

для ведения учета договоров с подрядчиками,

планирования работ по ним,

регистрации фактически выполненных работ,

ведения взаиморасчетов с подрядчиками.
На сегодняшний день одно рабочее место каждого из этих двух модулей для версии «СТАНДАРТ» (без «документооборота») стоит 22450 рублей, рабочее место версии «ПРОФ» (включающей «документооборот» в строительстве) стоит 28400 рублей.
Как видим, стоимость одного рабочего места указанных модулей программы «АЛТИУС – Управление строительством» сравнима с месячной зарплатой специалиста строительного предприятия. Руководители строительных компаний получают удобный и прозрачный учет договоров, формирование в любой момент отчетов о состоянии выполнения обязательств по ним и представление о местонахождении и состоянии бумажных экземпляров документов. Кроме того, функционал описанных модулей содержит не только учет договоров, но и контроль ведения актов выполненных работ в строительстве (КС-2, КС-3), контроль своевременности и стоимости выполненных работ. Данные функции программы «АЛТИУС – Управление строительством» описаны в одной из других публикаций по внедрению и ведению управленческого учета в строительной организации.
Таким образом, можно сделать вывод, что не обязательно вынуждать все службы строительных компаний ввязываться в автоматизацию управленческого учета в строительстве. Автоматизация управления на строительных предприятиях может быть плавной и начаться с любого участка. В частности, в соответствии с рассмотренным примером, автоматизацию управления строительством можно начать с упорядочения учета договоров с заказчиками и подрядчиками.
«АЛТИУС – Управление строительством» и «CRM и документооборот» - дуэт для чёткой организации участия в тендере
В связи с мировым финансовым кризисом строительный сектор переживает не самые лучшие времена. Темпы строительства существенно снижаются, происходят тотальные сокращения персонала, возникает существенная кредиторская задолженность и множество подобных негативных моментов. На оздоровление мировой экономики в целом и экономики Росси в частности потребуется несколько лет и строительство, как одна из ведущих отраслей, напрямую зависит от решения возникшей ситуации.

Некоторые строительные предприятия функционируют, продолжая выполнять обязательства по ранее заключенным сделкам. Однако новых проектов и инвестиционной активности на сегодняшний день не наблюдается. Соответственно, строительным компаниям необходимо самостоятельно искать пути решения проблем и не ждать по-настоящему прибыльных предложений.

Участие в тендерах и до наступления рецессии в строительстве было актуально для строительных компаний, а с наступлением неблагоприятного периода и вовсе стало одним из главных возможных способов получения прибыли. Так, по данным компании «АЛТИУС СОФТ» в последние несколько месяцев увеличилось вдвое количество обращений в компанию с целью приобретения специального программного решения, позволяющего систематизировать и поддерживать в актуальном состоянии документооборот, контактную информацию, а также рассчитывать плановые показатели рентабельности. Это объясняется тем, что участие в том или ином тендере связано с огромными бюрократическими проволочками. Количество документов, ответственных лиц, сроков и алгоритм действий в принципе представляет собой весьма сложную структуру.

Одним из самых сложных аспектов при участии в тендере на строительство является определение плановой рентабельности, т.е. выявление целесообразности участия в том или ином конкурсе. Просчитать вручную все взаимозависимые показатели достаточно сложно. В программе «АЛТИУС – Управление строительством» данная проблема решается довольно просто. В программу нужно ввести договор с заказчиком, присвоив ему статус «Подготовка». В этом случае, программа будет воспринимать данный договор, как недействующий. Тем не менее, по этому договору можно рассчитать плановую себестоимость и получить отчёт «Плановая рентабельность», определив на его основании целесообразность участия в заявленном тендере и принять решение с учётом реальных данных. При этом подобные действия не усложнят работу с программой и не внесут неясности в те договоры, деятельность по которым осуществляется. Стоит заметить, что для решения данных задач можно использовать самую простую версию «ЛАЙТ» программы «АЛТИУС – Управление строительством», стоимость которой составляет 30 000 руб.

После расчёта плановой рентабельности и определения возможности участия в тендере необходимо учитывать все необходимые документы: время на их подготовку, срок действия, приоритет и т.д., а также ответственных лиц по ним. В программе «CRM и документооборот» (в данном случае CRM понимается более расширенно, как система управления взаимоотношения со всеми контрагентами, в отличие от классического перевода) стоимость которой составляет 14 000 рублей, можно создать карточку на каждый необходимый документ для тендера. В части документооборота возможно прикреплять отсканированные копии документов, уведомления и другие важные документальные данные, т.е. пошагово наблюдать за этапами выполнения работ. Часть CRM позволит распланировать деятельность ответственных сотрудников и будет автоматически напоминать о необходимости совершения тех или иных действий по документам: аннуляция, получение оригинала, продление срока действия и т.д. Перечень важных дел, событий и контактных лиц, координирующих тот или иной документ, будет отображаться на экране с подробным описанием, что поможет значительно облегчить работу ответственных за тендерную подготовку сотрудников.

Если участие в тендере в конечном итоге приведёт к положительным результатам, то в программе «АЛТИУС – Управление строительством» необходимо ранее присвоенный статус договору с заказчиком «Подготовка» заменить на статус «Действует». Это позволит отслеживать работу по договору в полном объёме, получать набор отчётов и полноценно управлять сделкой.

Таким образом, прибегая к элементарной арифметике можно сказать, что итоговая стоимость программ «АЛТИУС – Управление строительством» и «CRM и документооборот» составит 44 000 рублей. В ситуации экономической нестабильности каждая компания пытается сократить свои издержки, избежать незапланированных расходов и минимизировать любые риски. Однако ошибка в расчётах или несвоевременность действий могут спровоцировать ряд непоправимых последствий. Так, не вовремя поданный в тендерный комитет документ исключает право участия компании в конкурсе. Неверное определение плановой рентабельности чревато работой над проектом «в минус», а несвоевременный звонок или письмо уполномоченному лицу могут надолго отправить компанию в чёрный список недобросовестных исполнителей и подорвать её авторитет.

1   2   3   4   5   6   7   8   9


База данных защищена авторским правом ©ekonoom.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница