Составление бюджета




Скачать 104.17 Kb.
Дата07.05.2016
Размер104.17 Kb.

Составление бюджета

Это один из разделов сборника советов для общественных организаций,

отражающего мнение спонсоров. Его назначение в том, чтобы стимулировать

поиск ответов на вопросы, а не давать строгие инструкции.


Советы для укрепления организационного потенциала


Составление бюджета

Советы по подготовке бюджета, затрагивающие главным образом цель бюджета, подготовку бюджета, составные элементы бюджета и порядок его составления.


Разработка проекта

Советы по разработке и реализации проекта, и основные вопросы, которые следует задать в ходе этого процесса.



Финансовые системы

Советы по созданию подотчетной и прозрачной финансовой системы для обретения финансовой устойчивости




Контроль и оценка

Советы для анализа и оценки прогресса в области достижения целей, определения проблем и путей их решения, и корректировки планов.


Мобилизация ресурсов

Советы по привлечению ресурсов на местном уровне для укрепления организационного потенциала и благотворительной помощи местному сообществу.




Оформление заявки

Советы по составлению и оформлению заявки о выделении гранта, включая основные элементы, от которых зависит успех ее рассмотрения.



Отчеты спонсорам

Советы по налаживанию и укреплению ваших отношений со спонсорами после получения гранта.





ЦЕЛЬ БЮДЖЕТА

Бюджет является основным инструментом менеджмента для планирования финансов какого-либо проекта или организации, осуществления их текущего и общего контроля. В нем содержится смета доходов и расходов для вашего проекта или организации на установленный период времени.

Ваш бюджет может выполнять множество важных задач, в том числе:


  • текущий контроль доходов и расходов на протяжении года (или определенного проектного периода);

  • содействие в определении необходимости корректировки программ и задач;

  • прогнозирование доходных и расходных статей проектов, включая время поступления средств и их наличие (например, средства дополнительных грантов);

  • обеспечение основы для подотчетности и прозрачности.

Для спонсоров бюджет также является важным средством, дающим представление о вашей работе. При изучении бюджета спонсоры обращают внимание на следующие моменты:


  • Каким образом вы планируете использовать средства гранта?

  • Каковы другие источники средств для выполнения работы?

  • Отражены ли в бюджете местные затраты?

  • Соответствуют ли расходы задачам деятельности?

  • Укладывается ли бюджет в рамки принятых у спонсора норм?

  • Сколько процентов составляют накладные расходы (такие как заработная плата, оплата аренды и коммунальных услуг), включенные в бюджет?



ПОДГОТОВКА БЮДЖЕТА

Кто должен принимать участие в процессе подготовки бюджета?

Сотрудники, занимающиеся финансовыми вопросами и реализацией программ, должны совместно работать над составлением бюджета, поскольку он разрабатывается на основе задач, планов мероприятий и ресурсов. После разработки проекта бюджета большое значение имеет его оценка вашим управляющим органом (таким как совет директоров или общее собрание). Эта оценка даст возможность разработать четкое логическое обоснование для вашего бюджета, поможет определить те статьи бюджета или расходов, которые были упущены из виду, и задействовать знания и опыт членов правления вашей организации. Благодаря сотрудничеству между сотрудниками, занимающимися финансовыми вопросами и реализацией программ, и правлением вашей организации, вы сможете разработать бюджет, в котором будут отражены приоритетные задачи всей организации, что позволит добиться единства понимания цели всеми участниками.



Какие вопросы необходимо решить в первую очередь?

Исходя из вашего процесса планирования, при подготовке к составлению бюджета необходимо рассмотреть следующие вопросы:



  • Какие ресурсы потребуются для выполнения запланированных вами задач?

  • Откуда поступят средства?

  • Каким образом вы будете привлекать средства?

  • Как ваша организация сможет использовать пожертвования в неденежной форме или безвозмездные услуги?

Какие внешние факторы следует учесть?

На успешность ваших усилий могут повлиять внешние факторы, которые вы не в силах контролировать. Поэтому в процессе планирования следует разработать альтернативные планы или обдумать другие варианты действий. К внешним факторам, которые могут повлиять на ваши финансовые планы, можно отнести следующие (в скобках даны примеры):



  • государственная или национальная политика и законодательство (Стратегия сокращения бедности, в рамках которой государственные меры по борьбе с бедностью могут меняться);

  • стихийные бедствия или эпидемии (засуха, негативно влияющая на людей, с которыми вы работаете);

  • политические условия (выборы, которые могут нарушить уклад жизни или вызвать нестабильность);

  • глобальные экономические факторы (изменение на мировом рынке цен на товары, производимые фермерами);

  • местные социально-экономические факторы (повышение цен на топливо, ограничивающее ваши возможности передвижения);

  • наличие средств доноров и ресурсов (изменение приоритетов финансирования у спонсоров).

Когда вам следует составлять бюджет?

Начинайте проводить собрания ваших сотрудников, отвечающих за финансовые вопросы и реализацию программ, за несколько месяцев до начала вашего финансового (бюджетного) года. Это обеспечит вашей группе достаточно времени для того, чтобы решить упомянутые выше вопросы и разработать проект бюджета, который может быть рассмотрен вашим правлением. Если в бюджете предусматривается какая-либо новая инициатива, то для его планирования может потребоваться дополнительное время, чтобы разработать план мероприятий и определить возможность привлечения ресурсов в достаточном объеме для реализации проекта.



СОСТАВНЫЕ ЭЛЕМЕНТЫ БЮДЖЕТА

Ниже приведены те области, на которые следует обратить внимание при подготовке бюджета:



Доходы: Спонсоры хотят видеть наличие разнообразных источников доходов, которое показывает, что устойчивость проекта не зависит от одного единственного источника финансирования. Доходы могут включать выручку от продажи продукции, государственные контракты, гранты фондов и пожертвования частных лиц. В некоторых случаях организации могут не иметь доходов.

Расходы: Расходы должны приводиться постатейно с указанием удельных затрат, например, размера суточных или стоимости проезда в расчете на человека.

Заголовки статей бюджета: Проследите, чтобы в организации повсеместно использовались единые заголовки или названия категорий бюджета по статьям доходов и расходов. Это упростит бухгалтерский учет и поможет при составлении отчетов и проведении финансовой ревизии. Заголовки могут быть следующие: заработная плата сотрудников, арендная плата, коммунальные услуги, телефоны, оборудование, страхование, топливо, проезд, гонорары профессиональных консультантов и т.п.
Валюта: Обязательно укажите, какую денежную единицу и какой обменный курс вы используете, представляя свой бюджет спонсору. В некоторых случаях вас могут попросить перевести национальную валюту в доллары США или в другую валюту.
Примечание: Ведите записи в процессе составления бюджета. Эти записи объясняют способ и цель расчетов по бюджету. Вкупе с бюджетом, записи могут служить в качестве четкого описания порядка расходования средств и принятия решений в вашей организации. Четкость бюджета и наличие таких записей означает, что в случае новых обстоятельств, можно будет легко внести изменения в бюджет для отражения в нем новых реалий. Это также помогает в случае проверки деятельности.

Резервные фонды: Включите в бюджет статью, предусматривающую средства для компенсации превышения расходов или непредвиденных расходов.

Взносы в натуральной (неденежной) форме: Полезно показать стоимость услуг, которые берет на себя ваша организация (такие как заработная плата для руководителя программы или стоимость труда по строительству какого-либо объекта). Спонсоры рассматривают взносы в неденежной форме как свидетельство поддержки проекта со стороны организации и местного общества, придающей устойчивость проекту.

ШАГ ЗА ШАГОМ: Составление бюджета

Ниже приведены некоторые из важных шагов, которые необходимо предпринять при подготовке бюджета и для контроля его исполнения:



  1. Определите и спланируйте свою деятельность на указанный период вместе с вашими сотрудниками.

  2. Определите размер всех ваших предстоящих расходов по категориям. Можете сверяться с данными предыдущих бюджетов или счетами об оплате. Предположите рост стоимости жизни по сравнению с объемом расходов за предыдущий год.

  3. Оцените свои источники дохода в предстоящий период,
    включая выручку от реализации услуг, поступления от местных фондов, международных спонсоров и правительства. Также примите в расчет услуги или пожертвования в неденежной форме, например, в виде продуктов питания или услуг волонтеров.

  4. Проанализируйте разницу между объемом ваших доходов и расходов. Внесите коррективы, чтобы сбалансировать свой бюджет. Определите, какие расходы следует сократить, и в какой мере вы можете понизить уровень услуг.

  5. Разработайте план на случай непредвиденных обстоятельств, например, на тот случай, если средства не поступят в срок, разразится кризис или произойдет повышение цен.

  6. Представьте свой проект бюджета и финансовый прогноз сотрудникам, правлению или прочим ключевым группам людей в вашей организации, чтобы получить от них предложения и одобрение. Обеспечение прозрачности вашего бюджета для основных заинтересованных сторон помогает укрепить доверие к вашей организации.

  7. Внесите необходимые изменения и завершите подготовку доходной и расходной статей бюджета, а также графиков ваших расходов и доходов.

  8. Осуществляйте текущий контроль исполнения бюджета в ходе реализации вашего проекта.


ДРУГИЕ СОВЕТЫ

  • Обеспечьте максимальную точность бюджета. Намеренное занижение расходов, которое на ваш взгляд повышает шансы получения гранта, может повредить вашей организации. Это особенно значимо в том случае, если вы не можете довести до конца какую-либо деятельность в связи с нехваткой средств. Местные жители будут разочарованы и утратят веру в способности вашей организации. По мнению спонсоров, это свидетельствует о неправильном планировании и отсутствии навыков составления бюджета.

  • Сметы расходов должны быть обоснованными и точными. Раздувание (или завышение) вами бюджета может также вызвать чувство недоверия у спонсора и бенефициариев.

  • Обеспечьте соответствие бюджета целям проекта.

  • В отчете спонсорам о своих расходах сообщайте о любой разнице между предложенным бюджетом и фактическими расходами. Проследите, чтобы ваши расходы были обоснованными и имели прямое отношение к исходным целям, содержавшимся в вашей заявке. Например, спонсоры могут задаться вопросом, почему вы потратили средства на мобильные телефоны или аренду, если цель мероприятия заключалась в проведении семинара. Такие расходы могут быть обоснованными, однако у вас должны быть наготове документы и доводы на случай возникновения вопросов. В конце периода освоения гранта спонсоры могут сравнить ваш бюджет с фактическим финансовым отчетом, чтобы проверить соблюдение финансовых требований.

ДОПОЛНИТЕЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ

Дополнительную информацию по укреплению систем финансового управления в НПО вы можете найти на сайте организации "Mango" (Управленческий учет для неправительственных организаций) по адресу: www.mango.org.uk



Программа малых грантов Всемирного банка – это одна из немногих глобальных программ Всемирного банка, которая предусматривает прямое выделение грантов организациям гражданского общества через представительства Всемирного банка в разных странах. Программа малых грантов способствует зарождению и поддерживает инициативы общественного участия, благодаря которым граждане могут предпринимать инициативы, влияющие на результаты развития.


www.worldbank.org/smallgrantsprogram
Всемирный банк - Департамент социального развития

Советы Юми Сера и Сьюзан Бодри, 2007 г.



ПРОГРАММА МАЛЫХ ГРАНТОВ ВСЕМИРНОГО БАНКА


База данных защищена авторским правом ©ekonoom.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница