Методы "борьбы" с дебиторской задолженностью




Скачать 389.9 Kb.
страница1/3
Дата04.05.2016
Размер389.9 Kb.
  1   2   3
Методы "борьбы" с дебиторской задолженностью... (Журнал "Управление сбытом" №6 2007 год)

В экономической ситуации сегодняшнего дня, при сегодняшнем уровне конкуренции, очень трудно пробиться к потребителю, не давая ему отсрочку платежа (коммерческий кредит). Но работать с ней нужно осторожно и последовательно.

Когда менеджеры по продажам бросаются словами «дебиторская задолженность» и пишут о ней в договорной документации, они забывают, что это внутренний термин бухгалтерского учета организации. Такие слова, написанные в переписке или договорах, могут привести к непоправимым результатам. Но «дебиторская задолженность» внутри организации как существовала, так и будет существовать. А «бороться» с дебиторской задолженностью нужно начинать на первом этапе, еще при заключении договора.

Введение


Термин «дебиторская задолженность» - чисто бухгалтерский термин, который обозначает долги сторонних лиц вашей организации.

А вот управление дебиторской задолженностью – это целый процесс, который подразумевает под собой определенное количество этапов, а начинается он еще до подписания договора.

Во вступлении к статье, я написал что слова «дебиторская задолженность» обозначенные в переписке или договорах могут привести к непоправимым результатам. Давайте рассмотрим почему…

Согласно Гражданскому Кодексу РФ в долговых отношениях существуют две стороны Должник (Дебитор) и Кредитор. Но вот парадокс, в соответствии с подзаконными актами (письмами, разъяснениями, положениями и инструкциями компетентных органов) для кредитора в этих отношениях задолженность называется «дебиторской», а для должника «кредиторской».

Вот как, например, как трактует дебиторскую задолженность Минюст РФ: «права (требования), принадлежащие организации …. как кредитору по неисполненным денежным обязательствам третьих лиц по оплате фактически поставленных товаров, выполненных работ или оказанных услуг (далее по тексту - дебиторская задолженность)».

С другой стороны, согласно положениям по бухгалтерскому учету Минфин РФ в дебиторскую задолженность входят так же авансы, выданные поставщикам.

По гражданскому кодексу, дебиторская задолженность возникает в результате предоставления «коммерческого кредита». В статье 823 сказано: «Договорами, исполнение которых связано с передачей в собственность другой стороне денежных сумм или других вещей, определяемых родовыми признаками, может предусматриваться предоставление кредита, в том числе в виде аванса, предварительной оплаты, отсрочки и рассрочки оплаты товаров, работ или услуг (коммерческий кредит), если иное не установлено законом».

Это же подтверждает статья 488 ГК РФ: «1. В случае, когда договором купли-продажи предусмотрена оплата товара через определенное время после его передачи покупателю (продажа товара в кредит), покупатель должен произвести оплату в срок, предусмотренный договором, …».

Положения же статьи 489 ГК РФ (Оплата товара в рассрочку) применяются только к отношениям, возникшим на основании статьи 488 ГК РФ, о чем явно указано в пункте 1 статьи о рассрочке оплаты.

Необходимо не забывать, что этот договор может быть возмездным и может предусматривать уплату процента на сумму товара со дня его передачи, а может быть безвозмездным и не предусматривать процента до дня оплаты. Возмездность или безвозмездность желательно прямо указать в тексте договора.

Поэтому указание в письмах «верните нам вашу дебиторскую задолженность» является как минимум необоснованным, а как максимум незаконным. С какой стати, ваш контрагент должен вам отдать то что ему должны? Это не предусмотрено Вашим договором.
Если же вы будете требовать «возврата дебиторской задолженности контрагента» суд может решить, что Вы возвратили излишне перечисленные денежные средства вашим контрагентом, а теперь поняли, что это были не излишне перечисленные денежные средства. Но перечисление денег контрагенту должно быть подкреплено письменными доказательствами.
Но самые серьезные последствия Вас ожидают, если вы заключаете дополнительное соглашение о переносе задолженности с договора на договор. В этом случае, если контрагент просит перенести дебиторскую задолженность, вы должны переносить кредиторскую задолженность (т.е. ваш долг перед контрагентом).

Для того, чтобы избежать путаницы в переписке и договорах с компаниями -контрагентами избегайте слов «дебиторская задолженность» и «кредиторская задолженность». Выражайтесь проще, долг вашей фирмы перед нашей или коммерческий кредит, выданный вашей компании в виде отсрочки платежа. Причем, кто кому должен явным образом нужно сказать.

Однако, внутри вашей фирмы слова «дебиторская задолженность» вполне приемлемы и закономерны. На кого, как не на вас, ложится прямая ответственность за невозврат «дебиторской задолженности» вашими клиентами…

Когда менеджер поступает на работу, он подписывает должностную инструкцию, в которой отдельным пунктом обозначается «контроль выполнения договорных обязательств клиентами». Этот пункт означает, что до принятия решения, имеющего юридические последствия, ответственность за правильность работы клиентов несет он. А в правильность работы клиентов входит не только все, что описано в договоре. Потому что то что не прописано в договоре, регулируется нормами гражданского права.

Многие, менеджеры говорят о том, что кроме них существует финансовый контроль и бухгалтерия. Чем тогда будут заниматься они?

Я отвечу на этот вопрос. В обязанности финансового контролера входит отслеживание «дебиторской задолженности», но в целях безопасности, он не может общаться с клиентами и не имеет права. У него чисто технические функции оперативного учета. В противном случае он рискует оказаться под влиянием клиента.

В обязанности же бухгалтерии, входит ведение бухгалтерского и налогового учета. Главный бухгалтер имеет право не принять к учету не правильно оформленные документы. Таким образом, вы можете привести свою фирму к огромным штрафам налоговой инспекции.

А поскольку, вы занимаетесь «контролем за исполнением договорных обязательств клиентом» и вы не проконтролировали этот процесс, вы можете быть уволены по статье или против вас может быть уголовное дело за нанесение вреда в крупном размере по неосторожности.


Лично я склонен воспринимать дебиторскую задолженность именно как кредитный продукт. Вы инвестируете деньги в клиента и тем самым получаете прибыль.

А в соответствии с этим, необходимо если не избежать, то сократить возможное количество рисков от вложения денежных средств.

Риск - (англ. risk, фр. risque от ит. risico - восходит к греч. rixikon - утес: первонач. «рисковать» - лавировать между скалами) - 1) вероятность наступления событий с негативными последствиями; 2) опасность возникновения непредвиденных потерь, убытков, недополучения доходов, прибыли по сравнению с планируемым вариантом.

Организация встречается со следующими видами рисков:

• Кредитный риск (включая риск погашения).

• Рыночный риск.

• Риск потери ликвидности.

• Операционный риск.

• Юридический риск.

Кредитный риск – риск того, что участник-контрагент не исполнит свои обязательства в полной мере либо на требуемую дату, либо в любое время после этой даты. При управлении кредитными рисками компания предварительно определяет приемлемый размер потерь, который она может себе позволить (лимит потерь). В том случае, если та или иная сделка характеризуется риском потерь, размер которых превышает установленный лимит, она отклоняется. Тем самым компания регулирует уровень риска по осуществляемым сделкам.

Рыночный риск - риск потерь, зафиксированных на балансовых и забалансовых позициях, из-за изменения рыночных цен; это риск изменения значений параметров рынка, таких как процентные ставки, курсы валют, цены акций или товаров, корреляция между различными параметрами рынка и изменчивость (волатильность) этих параметров. Управление рыночными рисками, как и кредитными, осуществляется с помощью системы лимитов. Иными словами, при реализации продукции, формировании валютного или инвестиционного портфеля вероятные максимальные потери не должны превышать установленных лимитов.

Риск потери ликвидности – риск того, что фирма не сможет в конкретный момент погасить свои обязательства имеющимся капиталом. Основой управления рисками ликвидности является анализ планируемых денежных потоков компании. Данные о сроках и размерах поступлений и выплат при составлении бюджета движения денежных средств корректируются с учетом выявленных рисков.

Под операционным риском понимается риск, связанный с недостатками в системах и процедурах управления, поддержки и контроля. Операционные риски неразрывно связаны с деятельностью предприятия, и управляют ими, как правило, руководители структурных подразделений.
Юридический риск – риск того, что в соответствии с действующим на данный момент законодательством партнер не обязан выполнять свои обязательства по сделке. Управление юридическими рисками основано на формализации процесса юридического оформления и сопровождения деятельности компании. Для того чтобы минимизировать юридические риски, любые бизнес-процессы компании, подверженные этим рискам (например, заключение договора поставки, оформление накладных или актов выполненных работ (оказанных услуг)), должны проходить обязательную юридическую и бухгалтерскую проверку.

Для минимизации юридических рисков при осуществлении большого количества одинаковых операций целесообразно использовать типовые формы документов, разработанные юридическим отделом и порядок оформления документов, разработанный бухгалтерией.


Именно поэтому, менеджер по продажам должен фиксировать любую возможность наступления этих рисков. Помогать клиентам избегать рисков для вашей компании. Своевременно информировать руководство о возможности появления рисков.

В современных условиях на практике применяются в основ¬ном четыре разновидности коммерческого кредита:

1. кредит с фиксированным сроком погашения;

2. кредит с возвратом лишь после фактической реализации за¬емщиком поставленных в рассрочку товаров;

3. кредитование по открытому счету, когда поставка следую¬щей партии товаров на условиях коммерческого кредита осу¬ществляется до момента погашения задолженности по преды¬дущей поставке;

4. Кредитование по кредитному лимиту, когда поставка следующей партии товаров осуществляется, после внесения денег на лицевой счет, исходя из внесенной суммы, с возможностью дальнейшего постепенного закрытия кредитного лимита.

Безусловно, необходимо мотивировать сотрудников на отсутствие просроченной дебиторской задолженности. Такая мотивация даст сотрудникам цель избежания такой задолженности. В некоторых фирмах мотивируют и на подписание договора без отсрочки платежа.

Главное в управлении дебиторской задолженностью – это создание четких и понятных правил. И ознакомление с ними клиентов и сотрудников.

Что нужно сделать для того, чтобы невозврата дебиторской не случилось? Каковы методы аботы с дебиторской задолженностью?

На этот вопрос мы и ответим в данной статье.

Этапы работы с «дебиторской задолженностью».

Работу с дебиторской задолженностью можно разделить на несколько этапов. Каждый этап является частью работы с дебиторской задолженностью. В целом же, бизнес-процесс, состоящий из этих этапов, позволяет минимизировать риски связанные с выдачей коммерческих кредитов.

1. Этап заключения договора – во время этого этапа нужно проверить фирму-покупателя, грамотно составить договор, учесть возможную мотивацию клиента на своевременный возврат денежных средств, прописать в договоре возможность дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита), установить штрафы за несвоевременную оплату продукции, застраховать риск неоплаты контрагентом, проверить подписание документов контрагентом и количество документов.

2. Этап работы с контрагентом – во время этого этапа необходимо классифицировать клиента по степени риска, подписать дополнительное соглашение о коммерческом кредите, установить кредитный лимит, отслеживать правильность заполнения первичных документов, отслеживать факты оплаты и при необходимости напоминать фирме-покупателю о времени оплаты, начислять штрафы за просрочку платежей, отслеживать текущую платежеспособность компании-клиента и новые покупки руководства и учредителей компании.

3. Этап образования просроченной задолженности – во время этого этапа необходимо понять, чем является факт просрочки дебиторской задолженности просрочкой или окончательным невозвратом, получить на руки все документы и при необходимости привести их к установленной форме, получить достоверную информацию о платежеспособности должника, провести переговоры по возврату задолженности. В случае если должник возвращает долг, то продолжить работу с должником, снизив кредитный лимит и установив ему другую степень риска. В противном случае принять решение, имеющее юридические последствия.

4. Принятие решения, имеющего юридические последствия – на этом этапе решается каким образом истребовать задолженность: в судебном порядке, в страховом порядке, в порядке уступки права требования (цессии), в порядке перевода долга, в порядке договора-поручения об истребовании долгов. После принятия решения производятся действия, имеющие юридические последствия.

Теперь рассмотрим каждый из этих этапов пошагово, поскольку последовательность шагов неслучайна.

Этап первый: Заключение договора.

На данном этапе необходимо застраховаться от всех известных способов обмана контрагентом вашей фирмы. Предусмотреть по возможности все риски. И решить стоит ли вообще работать с покупателем по отсрочке платежа.

А. Проверка контрагента

Во время проверки контрагента используются все возможные источники, как открытые, так и закрытые.

Темы для проверки могут быть следующие:

• Проверка на родственные и дружественные связи с сотрудниками предприятия

• Проверка времени основания фирмы

• Проверка учредителей фирмы на причастность к судебным процессам

• Проверка учредительных документов фирмы

• Проверка полномочий должностных лиц на подписание документов

• Проверка сдачи отчетности и балансовых показателей фирмы

• Прочие необходимые проверки

По этим параметрам оценивается порядочность фирмы-покупателя.

Таким образом, фирма страхуется от сговора сотрудников с другими лицами, от фирм однодневок, от лиц занимающихся подделкой документов, от подписания документов неуполномоченными лицами. В случае, если договор подписан не уполномоченным лицом, то это лицо согласно Гражданского кодекса действовало в своих интересах. Это означает, что при подписании договора и других документов лицами, не имеющими права действовать без доверенности, вы должны требовать доверенность о полномочиях от таких лиц. В противном случае вам придется предъявлять иск к гражданину. Так же выясняются финансовые показатели платежеспособности фирмы.

Кроме того необходима оценка финансовых показателей фирмы сотрудниками бюро финансового мониторинга. При принятии решения о целесообразности проведения анализа финансового состояния и надежности заказчика определенными работниками проводится получение необходимых данных (финансовые отчеты, банковские и аудиторские справки, отзывы других поставщиков заказчика, кредитные рейтинги специализированных информационных агентств, данные из неформальных источников и т.п.). После этого осуществляется анализ хозяйственной деятельности контрагента. При анализе необходимо понять, что:

• величина запасов и НДС по приобретенным ценностям не превышает суммарную величину собственных и долгосрочных заемных средств (абсолютная или нормальная устойчивость);
• суммарная величина денежных средств, краткосрочных финансовых вложений, дебиторской задолженности и прочих оборотных активов — не менее суммарной величины кредиторской задолженности, прочих краткосрочных пассивов и ссуд, не погашенных в срок (текущая устойчивость), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму краткосрочных кредитов и займов (устойчивость в краткосрочной перспективе), или не менее предыдущей величины, увеличенной на сумму долгосрочных кредитов и займов (устойчивость в долгосрочной перспективе);

• значение коэффициента соотношения заемных и собственных средств (коэффициент долгосрочной платежеспособности) не более 1,0;

• значение коэффициента автономии не менее 0,5*;

• значение коэффициента текущей ликвидности не менее 2,0;

• значение коэффициента обеспеченности собственными оборотными средствами не менее 0,1**;

• общий показатель ликвидности баланса не менее 1,0;

• коэффициент абсолютной ликвидности в пределах 0,2—0,7;

• коэффициент срочной ликвидности не менее 1,0.

Формулы для расчета коэффициентов

( в виде таблицы)

Б. Грамотное составление договора.

По мнению многих экономистов, правильное составление договора помогает избежать юридических рисков в деятельности организации.

При составлении договора и дальнейшей работе по договору, вы сразу должны готовиться к возможному обращению в арбитражный суд. Именно поэтому вы должны помнить, что документы, представляемые в арбитражный суд и подтверждающие совершение юридически значимых действий (договоры, накладные, доверенности, заявки и прочие), должны соответствовать требованиям, установленным для этого вида документов. И в организации обязательно должны храниться оригиналы документов и не один документ не должен быть утерян. Поскольку Арбитражный суд не может считать доказанным факт, подтверждаемый только копией документа или иного письменного доказательства, если утрачен или не передан в суд оригинал документа, а копии этого документа, представленные лицами, участвующими в деле не тождественны между собой.

В соответствии с Гражданским кодексом сделка должна быть заключена в письменной форме, если это предусмотрено законом. Договора, предусмотренные законом в письменной форме, вы можете посмотреть в гражданском кодексе.

Договор так же должен быть подписан уполномоченным лицом, поэтому всегда требуйте документы, подтверждающие полномочия.

Последнее о чем хочется сказать, что договор считается заключенным, если достигнуто соглашение о существенных условиях договора. В противном случае, договор считается не заключенным, т.е. ничтожным. Что не дает вам права ссылаться на него в суде. Однако, если остальные документы (имеется ввиду, первичные) заполнены по установленной форме, эти документы могут являться доказательствами.

В конце договора желательна фраза: Настоящий договор подписан добровольно. Это застрахует вас от недействительности договора по другой статье Гражданского кодекса.

В остальном, составление и условия договора регулируется Гражданским кодексом РФ.

Неграмотно составленный договор, может служить поводом для неоплаты долга покупателем.

В. Мотивация клиентов на своевременный возврат денежных средств.

Договором или дополнительным соглашением может быть предусмотрены бонусы за своевременную оплату по результатам месяца. Это чисто психологический прием, который рассчитан на желание клиента заплатить деньги за дополнительное вознаграждение.

Г. Подписание в договоре возможности дальнейшей отсрочки платежа с письменным согласованием (договор коммерческого кредита).

В соответствии с Гражданским кодексом РФ, любая отсрочка и рассрочка оплаты продукции, выполненных работ и оказанных услуг трактуется как «договор коммерческого кредита» и в случае не подписания в письменной форме является недействительным. Так же как и авансы или предоплата, выданные вам клиентом. Но если в первом случае, клиент должен вам, то во втором случае вы должны клиенту. В договоре вы можете прописать то, что вы не несете ответственности за выданные клиентом авансы и использование их. В противном случае, вы должны будете платить процент за пользование чужими денежными средствами.

В гражданском кодексе сказано о том, что договор коммерческого кредита может быть заключен в виде условия основного договора, но в любом случае должен быть заключен в письменной форме.

Как правило, конкурентная среда диктует желание получения отсрочки платежа покупателем. Поэтому можно пойти на условие о дальнейшей отсрочке платежа по согласованию сторон, а неподписание дополнительного соглашения о коммерческом кредите вашим руководством, будет хорошей отговоркой для клиента.

И никогда не путайте коммерческий кредит с товарным кредитом. В случае коммерческого кредита отдается товар, а получаются деньги. А в случае товарного кредита отдается товар и получается товар.

Д. Установление штрафов за несвоевременную оплату продукции.

Если вы установите штрафы в договоре за несвоевременную оплату продукции в размере, большем, чем предусмотрено в гражданском кодексе – это не будет являться нарушением. Но покупатель будет заинтересован оплатить продукцию раньше. Но лучше установить угрозу, а именно написать: «Продавец (другое лицо договора) имеет право выставить или не выставить неустойку в размере …% за каждый день просрочки платежа». Это делается для того, чтобы вы не были обязаны выставлять неустойку, в соответствии с законодательством РФ, в каждом случае просрочки платежей.

Е. Страхование риска неоплаты контрагентом

Если вы решите страховать риск невыполнения контрагентом своих обязательств, то это нужно делать на данном этапе, поскольку отгрузки, произведенные до получения страхового полиса, не будут являться страховым случаем. Вам нужно связаться со страховой компанией, заключить договор, оплатить деньги, получить страховой полис. Страхуя риски, вы сразу должны принять к вниманию порядок объявления о страховом случае и то, что является страховым случаем. Как правило, в разных страховых компаниях, разные условия договора.

Ж. Проверка подписания документов контрагентом и количества документов.

Прежде чем начать работать, вы должны помнить, что кроме принесенных вам документов, могут быть подписаны еще документы уполномоченным лицом, о которых вы не знаете. Поэтому Вы должны получить гарантийное письмо от контрагента с описью подписанных документов за конкретный день. Полномочия лица нужно так же подтверждать доверенностью на один день - день подписания документов. В противном случае, вы можете оказаться перед фактом штрафов со стороны контрагента или других дискриминационных документов. А убытки по таким документам могут составлять десятки миллионов долларов.

Второй этап: Работа с контрагентом.

Это тот этап, на котором «дебиторская задолженность» появляется и отслеживается, а так же предпринимаются шаги для ее сокращения. Работа на этом этапе должна быть построена на уровне ежедневной работы с задолженностью.

А. Классификация клиентов по степени риска.

Класс риска клиента определяет потенциальный риск неосуществления клиентом своевременных расчетов за отгруженную продукцию и возникновения сомнительной задолженности.


Класс риска клиента определяется на основании следующих факторов:

• продолжительность работы клиента с компанией

• соблюдение клиентом платежной дисциплины

• потенциальная платежеспособность клиента на основе анализа текущей финансовой отчетности клиента

Все клиенты должны быть классифицированы по степени риска по следующей шкале:

1. Очень высокая.

2. Высокая.

3. Средняя.

4. Низкая.

На начальном этапе присваивается низкая степень риска. Это означает, что в случае постоянной и своевременной оплате покупателем продукции, ему можно выделять коммерческий кредит. Присвоение степени риска, должно быть регламентировано вашими внутренними документами.

АВС - анализ клиентской базы на предмет дебиторской задолженности позволяет своевременно изменять кредитную политику и политику ценообразования предприятия. А так же кредитные условия конкретных контрагентов.

Б. Подписание дополнительного соглашения о коммерческом кредите.

В соответствии с гражданским кодексом подписывается соглашение о коммерческом кредите, обязательными условиями которого должны быть сумма лимита коммерческого кредита и количество дней отсрочки платежа. Так же в дополнительном соглашении должны быть прописаны реквизиты сторон, лица, уполномоченные на подписание документов и основания полномочий (документы, удостоверяющие полномочия, должны прилагаться), место подписания, дата подписания, номер и дата основного документа, подписи сторон (должны соответствовать доверенности). А так же последствия несвоевременной оплаты. Так же дополнительное соглашение о предоставлении коммерческого кредита регулируется ГК РФ.

  1   2   3


База данных защищена авторским правом ©ekonoom.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница