Книга директора по персоналу




страница7/27
Дата04.05.2016
Размер4.52 Mb.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   27

2.6. «Закон и порядок»: с какими законами работает директор по персоналу

Не желай невозможного.



Хилон

Как и любая сложившаяся профессиональная область, управление человеческими ресурсами регулируется специальным законодательством. А куда же без специального законодательства, когда речь идет о самом ценном – о людях! Наш с вами царь и бог – Трудовой кодекс Российской Федерации.

Он капризен и изменчив, весьма непостоянен в своих симпатиях и антипатиях, поворачивается лицом то к работодателю, то к работнику, а то и вовсе к интересам неведомой стороны трудовых отношений. Бытует мнение, что наш ТК крайне недружественен к работодателю и защищает в большей степени интересы работников. Это не так. Просто работодатель склонен замечать в трудовом законодательстве в основном свои ограничения, а работник склонен видеть лишь свои права. На деле в ТК РФ прав и обязанностей, возможностей и ограничений предостаточно у обеих сторон. И даже особое место отведено своеобразному буферу между работником и работодателем – так называемому социальному партнерству, а попросту говоря, профсоюзу. Но, как бы мы не относились к Трудовому кодексу, именно он задает все основные правила игры, выполняя свою основную функцию и великое предназначение по регулированию трудовых отношений. Именно к нему мы обращаемся в сложных ситуациях и с его помощью разбираем конфликтные ситуации и трудовые споры.

Очень часто возникают дискуссии вокруг того, в какой степени директор по персоналу должен владеть Трудовым кодексом. А в этих дискуссиях протиопоставляются две крайности, которые, по нашему убеждению, являются заблуждением.

Крайность первая: не барское дело возиться с Трудовым кодексом, он предназначен для кадровиков, занимающихся кадровым учетом (КУ) и кадровым делопроизводством (КДП), а также для юристов, которые и должны его знать.

Крайность вторая: директор по персоналу по степени глубины владения Трудовым кодексом должен обладать квалификацией юриста.

Оба утверждения верны лишь отчасти.

Во-первых, директор по персоналу должен иметь ТК РФ в качестве профессиональной библии и регулярно в него заглядывать, а также зорко отслеживать все изменения, которые вносятся в ТК РФ с завидным постоянством.

Во-вторых, директор по персоналу должен уметь свободно ориентироваться в трудовом законодательстве, понимать формулировки и не столбенеть каждый раз, когда возникшая рабочая ситуация не прописана в законодательстве прямо.

В-третьих, директор по персоналу при необходимости должен уметь сформулировать задачу по заковыристой ситуации в трудовых отношениях профессиональному юристу и понимать, что ему юрист толкует.

В-четвертых, директор по персоналу должен видеть и понимать узловые связки трудового законодательства с иными законами и кодексами. И это крайне важно. Особенно в тех моментах, где стыковочные узлы разных законодательств почти или вовсе не стыкуются. Об этом расскажем чуть дальше.

Добрый совет всем директорам по персоналу. Поскольку в нашей, почти царской, топовой позиции редко приходится снисходить до оперативной кадровой работы по КУ и КДП, где без постоянных ныряний в ТК РФ не обойтись, то навыки работы с основными по частоте использования статьями Трудового кодекса регулярно притупляются. Не брезгуйте время от времени устраивать себе специальные тренировки по пользованию ТК.

Например, потопчитесь в любом форуме для кадровиков. Там чаще всего начинающие HR-ы в большом количестве задают «детские вопросы»: как сделать запись в трудовую книжку, как оформить отпуск, перевод, что делать?.. И т. д. и т. п. Не поленитесь дать грамотные ответы новичкам. А еще лучше – испытайте себя в роли добровольного эксперта в любом форуме, где обиженные кем-то работники излагают свои ситуации и просят профессиональных советов. Очень, знаете ли, такая черновая работа освежает навык использования ТК на практике. И страждущим польза, и вам прекрасная практика. Такое волонтерство – отменный тренажер.

Но, как уже говорилось выше, Трудовой кодекс – не единственный закон, который диктует нам правила работы.

И, как ни грустно это признавать, спотыкаются на практике HR-ы чаще именно на стыках трудового законодательства с иными законами. А о некоторых и вовсе честно забывают.

Итак, какие еще законы должен знать директор по персоналу.

1. Закон РФ от 19.04.91 № 1032-1 (ред. 27.07.10) «О занятости населения в Российской Федерации».

2. Закон РФ от 10.07.92 № 3266-1 (ред. 02.02. И) «Об образовании».

3. Федеральный закон от 27.07.06 № 152-ФЗ (ред. 23.12.10) «О персональных данных».

4. Гражданский кодекс.

5. Налоговый кодекс.

6. Федеральный закон от 27.07.06 № 149-ФЗ (ред. 27.07.10) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

7. Федеральный закон от 25.07.02 № 115-ФЗ (ред. 29.12.10) «О правовом положении иностранных граждан в РФ».

8. Федеральный закон от 21.11.96 № 129-ФЗ (ред. 28.09.10) «О бухгалтерском учете».

9. Федеральный закон от 22.10.04 № 125-ФЗ (ред. 27.07.10) «Об архивном деле в Российской Федерации».

Кроме того, не забывайте о многочисленных ФЗ, постановлениях и различных подзаконных актах, значительная часть которых упоминается в данной главе.

Не зря же, когда мы говорили о компетенциях, необходимых директору по персоналу, отмечали юридические компетенции. Теперь вы понимаете, каков размах бедствия и зачем эти компетенции нужны.

Вы можете сказать, что для работы со всей этой законодательной бедой существуют квалифицированные юристы. Да, существуют. Но на практике крайне редко директор по персоналу в своей команде имеет юриста-трудовика. Как правило, максимум, на что он может рассчитывать, – это прибегнуть к услугам корпоративной юридической службы, которая всегда занимается более важными делами. Или привлечь на временной основе в качестве консультанта специалиста извне. Так что, граждане и гражданки, не обольщайтесь, учите «мат. часть»! Дело это полезное и крайне необходимое.

Особое внимание следует уделять местам связки трудового законодательства с иными законами. Отечественное законотворчество весьма специфично и молодо, а потому зачастую при разработке какого-либо законодательного акта или внесении в него изменений, чудесным образом упускаются моменты сопряжения тех самых стыковок. Так рождаются юридические казусы и законодательные противоречия. Будьте бдительны!

А чтобы не утонуть в законодательном море, возьмите себе в качестве лоцмана информационно-правовую систему. Чаще всего любая приличная компания имеет такую на вооружении. Ну а если не имеет – вам ничто не мешает обзавестись ею в индивидуальном порядке.

Наиболее распространенные и полновесные информационно-правовые системы – это «Консультант» и «Гарант». Обе хороши, содержат полноценную правовую базу и снабжены прекрасным справочно-поисковым аппаратом. Выбирайте сами или отдайтесь корпоративному выбору.
2.7. «Инструкция по составлению инструкций»: как разрабатывать положения и инструкции

Все затруднения делаются легкими, когда их изучишь.



Вильям Шекспир

В соответствии со ст. 68 ТК РФ работодатель обязан ознакомить работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой функции. Одним из таких документов является должностная инструкция. Это локальный нормативный акт, который устанавливает организационно-правовое положение отдельного работника в структуре организации или ее структурного подразделения.

Должность является первичным элементом управленческой структуры и характеризует место работника в процессе управления. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении, от разделения и кооперации труда.

Должностная инструкция является основным организационным документом, который регламентирует закрепление функций работника. В должностной инструкции закрепляются должностные обязанности и права работника, а также требования организации (предприятия, учреждения) к его квалификации, профессиональным знаниям и умениям. Применение должностных инструкций, с одной стороны, обеспечивает рациональное разделение труда между работниками, а с другой – позволяет обеспечить определенную специализацию каждого из них. Они помогают руководителю закрепить за каждым работником объем и состав работы, его полномочия и ответственность. Должностная инструкция является одним из методов управления персоналом, поэтому значительное внимание уделяется структуре текста этого документа и формулировке обязанностей.

Должностные инструкции, разработанные в одной организации, взаимосвязаны по содержанию и в совокупности представляют собой систему закрепления за работниками разных категорий определенных видов работ, выполняемых в процессе функционирования отдельного структурного подразделения. Должностные инструкции входят в единую систему управленческой документации, действующую на предприятии.

В разработке должностных инструкций и их практическом применении участвуют как руководители, так и исполнители. Выполняя организационную, регламентирующую и регулирующую роль, должностная инструкция должна рассматриваться как средство управления, которое позволяет руководителю четко разграничить обязанности и права, установить ответственность, обеспечить взаимосвязь и взаимозаменяемость между отдельными должностями, исключить дублирование в выполнении конкретных операций работниками организации.

Кроме того, должностные инструкции позволяют руководителю объективно оценить деятельность каждого работника и установить меры воздействия. Чаще всего в этом качестве они выступают в процессе аттестации, где и определяется фактическое соответствие выполняемых функций и квалификации работника его должностным обязанностям.

Должностная инструкция является организационным документом для исполнителя, который заинтересован в четком определении характера и видов своей работы, круга должностных обязанностей, прав и ответственности, а также в установлении служебных связей. При возникновении споров в трудовых отношениях работника и работодателя должностная инструкция может послужить средством доказательства закрепления за работником тех или иных обязанностей. Ознакомление с должностной инструкцией при приеме на работу позволяет работнику получить представление о круге предполагаемых обязанностей, видах работы и обоснованно принять решение о соответствии своих возможностей требованиям организации к данной должности. Должностная инструкция по своему назначению является документом стабильного действия. Ее действие продолжается до замены новым документом.

Должностная или профессиональная (для рабочих) инструкция включает в себя следующие разделы:

1) непосредственная подчиненность работника;

2) порядок назначения и освобождения от должности;

3) порядок замещения при отсутствии;

4) основные документы и регламенты, которыми работник руководствуется в своей деятельности;

5) квалификационные требования к должности.

Квалификационные требования не пишутся «с потолка». Существуют «Тарифно-квалификационные характеристики общеотраслевых должностей служащих». В этом документе подробно указано, что он распространяется на предприятия и организации всех форм собственности. Поэтому если вы писали требования без изучения нормативной базы, работник может обратиться в суд и выиграть дело.

Согласно требованиям системы организационно-распорядительной документации, должностная инструкция должна содержать следующие разделы.

1. Общие положения. Устанавливается сфера деятельности данного специалиста, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, замещение по должности во время отсутствия, определяются квалификационные требования, подчиненность специалиста и должностные лица, которыми он руководит. В разделе перечисляются правовые акты и нормативные документы, которыми должен руководствоваться специалист в своей деятельности.

2. Трудовые функции. Определяются направления деятельности специалиста.



3. Должностные обязанности. Перечисляются конкретные задачи, возложенные на специалиста; указывается форма его участия в управленческом процессе: руководит, утверждает, обеспечивает, исполняет, контролирует, согласовывает, представляет, курирует и пр.

4. Права работника. Определяются права, предоставляемые специалисту для выполнения возложенных на него функций и обязанностей.

5. Ответственность работника и работодателя. Устанавливаются виды ответственности за несвоевременное и некачественное выполнение специалистом должностных обязанностей и неиспользование предоставленных ему прав.

6. Взаимодействие. Связи по должности. Перечисляется круг должностных лиц, с которыми специалист вступает в служебные отношения и обменивается информацией, указываются сроки получения и предоставления информации, определяется порядок подписания, согласования и утверждения документов.



7. Условия труда. Перечисляются необходимые для обеспечения нормальной и безопасной работы сотрудника в организации.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем структурного подразделения. Сотрудники службы персонала должны обеспечить руководителя структурного подразделения соответствующей нормативно-методической базой для создания инструкций, но не должны вмешиваться в процесс ее разработки.

Разработка должностной инструкции начинается с написания Положения о структурном подразделении.

Для внесения в должностные инструкции изменений и дополнений издается соответствующий приказ руководителя организации, который доводится до работника под расписку. Должностные инструкции могут быть изменены или заново утверждены в следующих случаях: при изменении наименования организации или структурного подразделения; при изменении наименования должности или функциональных обязанностей; при изменении фамилии работника, замещающего данную должность, если инструкция была именной.


2.8 «Куда нам это всё складывать?»: 10 советов по архивной работе

Поток богатств теряется в песках расточительности.



Пьер Буаст

Совет 1. Что такое архив?

Архив является информационным ресурсом, принимающим активное участие во всех сферах деятельности компании. В архиве организации хранятся документы, работа с которыми завершена, как правило, в текущем делопроизводстве. То есть архивные документы содержат, с одной стороны, сугубо оперативную информацию, а с другой – информация в них представлена комплексно, так как документы поступают от всех структурных подразделений. Архивные документы позволяют провести ретроспективный, комплексный анализ деятельности организации по всем направлениям. Такой анализ может быть жизненно важен для дальнейшей деятельности или самого существования организации.

Следовательно, архив организации может стать информационным центром, выполняющим свою самостоятельную функцию. В архив обычно обращаются для решения как оперативных, так и более значимых вопросов деятельности организации. К тому же надо иметь в виду, что для таких организаций, как страховые компании, организации юстиции, налоговые инспекции, коммерческие банки и др., архивные документы, хранящиеся в текущих архивах, являются основой выполнения их главных функций. Также архив любой организации выполняет и важнейшую социальную функцию, храня в течение длительного времени (75 лет) документы, содержащие сведения, подтверждающие основные конституционные права граждан Российской Федерации независимо от места их трудовой деятельности.

Совет 2. Чем руководствоваться при формировании архива?

Законодательством РФ предусмотрена обязанность организаций хранить первичные учетные документы. Условия и процедуры хранения регламентируются целым комплексом нормативных актов. Относительно вопросов хранения документации нормативные документы устанавливают сроки хранения и его процедуру. В соответствии со ст. 17 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.04 № 125 ФЗ организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ.

Порядок хранения документов регламентируется следующими документами:

1) Федеральным законом от 22.10.04 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

2) Основными правилами работы архивов организации – одобрены решением Росархива от 06.02.02;

3) Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения – утвержден Федеральной архивной службой России 06.10.2000;

4) Федеральным законом об Акционерных обществах в РФ.

Особую актуальность для специалистов отдела кадров представляет Перечень, поскольку именно он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т. е. общих для всех или большинства организаций, в том числе негосударственных.

Перечень включает сгруппированные по разделам документы, составляемые при оформлении фактов хозяйственной жизни организаций, и указания по их применению.

Особо следует отметить, что в соответствии со ст. 5 Закона № 125-ФЗ к архивным документам относятся все документы, независимо от вида их носителя. Это означает, что рассматриваемые в данной статье предписания о порядке хранения документов относятся как к документам на бумажных, так и на электронных носителях.



Совет 3. Сроки хранения документов

Сроки хранения каждого вида документов определены Перечнем: один год, пять лет, семьдесят пять лет, постоянно, до минования надобности, до замены новым (новыми). Большинство документов должны храниться пять лет, ряд документов (годовые отчеты, документы о переоценке основных средств, паспорта сделок и др.) – постоянно. Срок хранения лицевых счетов работников – семьдесят пять лет.

Отметки «до минования надобности» и «до замены новым (новыми)» означают, что эти документы имеют только практическое значение. По некоторым из этих документов срок хранения определяется самой организацией (но не может быть менее одного года), по другим – не менее пять лет. Для большинства документов исчисление срока их хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводства. По некоторым документам исчисление срока хранения, названного в графе 3 Перечня, осуществляется с определенного момента, указанного в графе «Примечание», например: по договорам о материальной ответственности – пять лет после увольнения материально ответственного лица; сообщения (свидетельства) о постановке на учет в налоговых органах – пять лет после снятия с учета и т. д.

Примечания, приведенные в Перечне, комментируют и уточняют сроки хранения отдельных документов. Например, примечание «При условии завершения проверки (ревизии). В случае возникновения споров, разногласий, следственных и судебных дел – сохраняются до вынесения окончательного решения» конкретизирует сроки хранения учетных регистров, документов об инвентаризации имущества и др. На базе Перечня крупная организация, имеющая филиалы и составляющая специфические документы, не отраженные в Перечне, составляет, как правило, собственный перечень документов. В небольших и средних организациях целесообразно использовать типовой Перечень.



Совет 4. Порядок хранения документов

Согласно ст. 13 Закона № 125-ФЗ, организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности документов.

Статья 15 вышеуказанного Закона отмечает, что организации «обязаны обеспечивать финансовые, материально-технические и иные условия, необходимые для комплектования, хранения, учета и использования архивных документов». Обработанные первичные документы текущего месяца должны комплектоваться в хронологическом порядке по признаку отношения к определенному учетному регистру и сопровождаться справкой для архива.

Сохранность документов, учетных регистров, оформление и передачу их в архив обеспечивает сотрудник отдела кадров, уполномоченный для ведения архивной работы.



Совет 5. Выдача документов из архива службы персонала

Выдача документов, учетных регистров из архива организации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается, а в отдельных случаях может производиться только по распоряжению руководителя организации.

Статья 26 Закона № 125-ФЗ обязывает организации при наличии у них соответствующих архивных документов «бесплатно предоставлять пользователю архивными документами оформленные в установленном порядке архивные справки или копии архивных документов, связанные с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством РФ».

Понятие пользователей архивными документами определяется п. 19 ст. 3 Закона № 125-ФЗ, в соответствии с которым к ним относятся «государственный орган, орган местного самоуправления либо юридическое или физическое лицо, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации».



Совет 6. Уничтожение документов или передача в архив

Необходимо обратить внимание на то, что некоторые документы (лицевые счета работников, трудовые договоры, приказы по личному составу и др.) в Перечне помимо указания срока хранения помечены аббревиатурой ЭПК (экспертно-проверочная комиссия). Эта отметка означает, что часть таких документов может иметь научно-историческое значение и в установленном порядке должна передаваться в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации.

Перечнем выделяются организации, являющиеся источниками комплектования архивов и не являющиеся таковыми. К первым относятся государственные, муниципальные организации, документы которых поступают на хранение в соответствующие архивы в установленном порядке, а также негосударственные организации, с которыми заключены соответствующие договоры. Ко вторым относятся организации, документы которых не поступают на хранение в государственные, муниципальные архивы.

По истечении сроков хранения в архивах организаций – источников комплектования архивного фонда России документы, отобранные на государственное и муниципальное хранение, передаются в соответствующий архив.

Организации, документы которых приему в государственные и муниципальные архивы не подлежат, уничтожают дела с истекшими по Перечню сроками хранения без согласования с архивными органами при условии упорядочения документов по личному составу за соответствующий период. Уничтожение документов оформляется актом, утвержденным руководителем организации. Уничтожение документов, имеющих по Перечню срок хранения с отметкой ЭПК, а также не предусмотренных Перечнем, должно согласовываться с архивным органом.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель организации назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи (гибели).

При необходимости для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны, государственного пожарного надзора, МЧС и т. п.

Статьей 23 Закона № 125-ФЗ устанавливается, что при реорганизации негосударственных организаций условия и место дальнейшего хранения архивных документов определяются учредителями этих организаций либо органами, уполномоченными на то учредительными документами. Этой же статьей определено, что при ликвидации организации ее документы, включенные в состав Архивного фонда РФ, документы по личному составу, а также документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией или конкурсным управляющим на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между вышеуказанными сторонами.



Совет 7. Кто может изъять документы из архива организации?

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и органами внутренних дел на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.

1   2   3   4   5   6   7   8   9   10   ...   27


База данных защищена авторским правом ©ekonoom.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница