Е. Ю. Бизнес-кейс «Управление рисками проекта внедрения erp-системы» Проект внедрения erp-системы в Компании. Руководство




Скачать 208.89 Kb.
Дата07.05.2016
Размер208.89 Kb.

Песоцкая Е.Ю. Бизнес-кейс «Управление рисками проекта внедрения ERP-системы»

Проект внедрения ERP-системы в Компании.
Руководство маркетинговой компании ‘ABC Development’ после трех лет достаточно успешного развития приняло решение о внедрении интегрированной системы управления предприятием CRMsoft. После внедрения системы ожидается улучшения качества обслуживания клиентов, поддержание клиентской базы в актуальном состоянии, организация удаленной работы клиентских менеджеров.
Компанией руководит директор А. Громыкин, который де-факто не является главным лицом компании. Основным руководящим звеном и правой рукой директора является Зам. Ген. Директора по маркетингу И.Охотов и определяет стратегические планы развития компании и направления деятельности. ИТ-отделом руководит С.Удальцов, который присушивается к мнению ключевого сотрудника ИТ-отдела А.Мудрецова. Предполагается, что система CRMsoft будет отвечать потребностям сотрудников маркетинга и помогать им решать каждодневные задачи.
В Компании нет специалистов по внедрению подобных систем, поэтому для повышения качества выполнения работ, заключен контракт с консалтинговой фирмой ВЭБсофт. Привлекаемые консультанты будут контролировать и координировать основные аспекты внедрения.
Вы назначены Менеджером этого проекта. Вы уже реализовали несколько проектов внедрения информационных систем в различных компаниях. Кроме того, Вы недавно прошли курс обучения по внедрению крупных информационных систем в специализированном учебном центре.
Окончательной ясности в масштабах, стратегии и технологии внедрения пока нет. Для получения дополнительной информации консультанты проведут обследование предприятия и анализ существующих бизнес-процессов. По результатам обследования будет выработан вариант решения, который затем будет подвергнут анализу со стороны специалистов компании на предмет технической, физической и финансовой реализуемости.
Сотрудники Компании пока не знают о готовящемся внедрении, по решению руководства Компании, решено доводить эту информацию до людей постепенно по ходу внедрения. Вам известно, что сотрудники маркетинга не имеют представления о возможностях новой системы и боятся изменений. Однако И. Оохотов убежден, что система поможет решению рутинных проблем, позволит структурировать деятельность отдела маркетинга, обеспечить прозрачный контроль. В компании его поддерживают лишь финансовый директор Иван Попов и компания ВЭБсофт, которая предлагает свои услуги по внедрению.
У руководства довольно радужные перспективы на этот проект. Планируется кардинально реорганизовать бизнес-процессы Компании, значительно снизить производственные издержки и перестроить работу практически всех подразделений.
Под проект выделен бюджет в 3 000 000 долларов США, который рассчитали и обосновали специалисты Финансовой Службы Компании вместе с привлеченными внешними консультантами.

Проект планируется закончить в течение 12 месяцев и окупить за следующие 12 месяцев.


Техническая сторона проекта тщательно и досконально проработана специалистами Службы информационных технологий во главе с ее руководителем. Составлен четкий план работ проекта с указанием ответственного за каждую работу. Вся деятельность при выполнении работ четко регламентирована, отклонения от графика или от утвержденного состава работ пресекаются Менеджером проекта.
Для реализации проекта создана проектная команда, в состав которой вошли представители практически всех подразделений Компании. Организационная структура построена на проектной основе, то есть все члены команды освобождены от своих функциональных обязанностей и выполняют только задачи в рамках проекта.

Задание 1. Классификация рисков



ЦЕЛЬ: Разработать классификацию рисков ИТ проекта.

В составе команды экспертов Вы участвуете в определении классификации рисков проекта.

1. В рамках практического занятия и условиях нехватки времени весьма сложно произвести идентификацию всех рисков проекта, поэтому в данном примере, предложите собственную классификацию рисков на основе выбранных Вами признаков. Используйте несколько характеристик (напр. Функциональные, структурные, временные и пр), Обоснуйте выбор классификации.

2. Зафиксируйте разработанную Вами классификацию для ИТ проекта в графическом виде (см. примеры ниже).



Или




3. Определите основные источники риска, которые Вы потом наложите на разработанную классификацию для определения детального списка рисков.

Задание 2. Идентификация рисков

ЦЕЛЬ: Получить список идентифицированных рисков проекта.

В составе команды экспертов Вы участвуете в идентификации рисков проекта.

1. Постройте причинно-следственную диаграмму (Диаграмму Ишикавы) для рисков проекта.

2. В рамках практического занятия и условиях нехватки времени весьма сложно произвести идентификацию всех рисков проекта, поэтому в данном примере, выполните идентификацию 10 основных рисков проекта.

Помните, что отсутствие информации – источник риска.

Помните, что неполнота информации – источник риска.

Помните, что утверждения, базирующиеся на предположениях, а не точных знаниях – источник риска.

3. Все идентифицированные риски внесите в экспертный лист. Заполните все графы. (Далее для идентифицированных рисков последует приоритезация, оценка и выбор реагирования)





(1)

(2)

(3)

(4)

(5)

Название риска

Категория

Источник риска

Последствия

Описание

Пример

Риск задержки сроков из-за длительных согласований ф. требований

Временные / Проектные

Длительные согласования функциональных требований

Срыв сроков контракта, штрафные санкции

Отставание по графику на этапе согласования функц. требований.

Пример

Риск задержки сроков из-за отсутствия методологии

Временные / Проектные

Отсутствие методологии, низкая квалификация специалистов команды внедрения

Срыв сроков контракта, штрафные санкции

Необходимость внесения постоянных изменений в график и задачи проекта, отсутствие общего понимания задач сотрудниками

Пример

Риск осознанного противодействия внедрению со стороны сотрудников из-за незатинтере-сованности руководства

Риски персонала

Отсутствия заинтересованности со стороны высшего руководства

Противодействие внедрению системы

Сотрудники отказываются принимать участие в интервью, саботируют действия команды внедрения

1
















2
















….
















10
















1. Общий вид причинно-следственной диаграммы (Пример).

1.1. Детализированный вид причинно-следственной диаграммы. Задержка сроков.






1.2. Детализированный вид причинно-следственной диаграммы. Ошибки интеграции.



Задание 3. Качественный анализ рисков



ЦЕЛЬ: Получить список идентифицированных рисков проекта, проранжированных по приоритетам.

1. В полученном списке идентифицированных рисков добавьте колонку «Воздействие» и проставьте в ней оценки степени воздействия риска на проект, используя приведенную шкалу.



2. Добавьте колонку «Вероятность» и проставьте в ней Вашу оценку вероятности возникновения каждого риска – величину от 0.00 до 1.00.

Добавьте колонку «Важность» и внесите в нее произведение содержимого граф «Воздействие» и «Вероятность». По этой графе Вы сможете определить наиболее важные и приоритетные риски проекта. Они будут иметь максимальные значения важности.

3. Распределите риски с учетом их приоритетов – от наиболее важного к менее важным.



Пример

При-ори-тет

Название риска

Источник

Последствия

Воздействие риска (от 0 до 1.0)

Вероятность от 0 до 1.0

Важность (risk exposure)

1

Риск задержки сроков из-за длительных согласований ф. требований

Длительные согласования функциональных требований

Срыв сроков контракта, штрафные санкции

0,4

0,7

0,28

2

Риск задержки сроков из-за отсутствия методологии

Отсутствие методологии, низкая квалификация

Срыв сроков контракта, штрафные санкции

0,4

0,6

0,24

3

Риск осознанного противодействия сотрудников из-за незатинтере-сованности. Руководства

Отсутствия заинтересованности со стороны высшего руководства

Противодей-ствие внедрению системы

0,4

0,5

0,20









































10



















Задание 4. Построение дерева решений.

ЦЕЛЬ: Научиться производить количественный анализ рисков проекта путем построения дерева решений и расчета вероятностного NPV проекта.

Постройте «дерево решений» для проекта, учитывая, что:



  • На начальном этапе проекта необходимо провести анализ существующих решений и выбрать удовлетворяющее нас. Стоимость исследования – 200 000 долларов США. Вероятность получения положительного результата – 90%.

  • В случае положительных результатов выбора решения, необходимо будет произвести анализ технической реализуемости предлагаемого решения в данном конкретном случае. Анализ потребует привлечения специалистов и проведения целого комплекса работ стоимостью – 200 000 тысяч долларов. Вероятность успеха – 70%.

  • В случае наличия технических и организационных возможностей для реализации выбранного решения на предприятии выделяется пилотная зона, по результатам внедрения в которой будет приниматься решение о продолжении проекта и распространении системы на все предприятие. Пилотное внедрение потребует 200 000 долларов США. Вероятность завершения проекта на этом этапе невелика, всего 10%.

  • Дальнейшая реализация проекта потребует 2 400 000 долларов США. Моделирование денежных потоков в случае реализации проекта, по мнению аналитиков, обеспечит притоки наличности в течение всего проекта ежегодно в размере 5 000 000 долларов США.

Рассчитайте вероятностный NPV всего проекта после года эксплуатации системы.

Для упрощения расчетов используйте три допущения:



  • начало эксплуатации произойдет ровно через год после начала проекта;

  • ставка дисконтирования в расчетах не учитывается;

  • расходы и доходы, связанные с получением и возвратом кредита не учитываются.

Дайте свою оценку полученным результатам.

Задание 4. Построение дерева решений (вариант)















Вероятностный NPV проекта 968 200 долларов США.

Задание 5. Планирование реагирования на риски.
ЦЕЛЬ: Научиться создавать план реагирования на риски проекта.

Заполните предлагаемые формы, указав соответствующие мероприятия для каждого риска.




Название риска

Планирование реагирования на риски


Метод реагирования

План предотвращения риска

План реагирования при возникновении риска








































































































































































































Заполните карточку риска для наиболее приоритетного риска проекта. Используйте образец заполнения.

Проект

подразделение:

управление риском

карта выявления риска

клиент:

дата выявления:

Код риска: У-004

последствия: средние


Название: Недостаточная квалификация персонала.

вероятность: высокая


Ответственный (Владелец риска): Иванов И. И (менеджер проекта)

Причины возникновения: Недостаточная квалификация работников может проявляться из-за:

  1. Отсутствия опыта и навыков

  2. Отсутствия учебных пособий

  3. Отсутствия описаний и документации к системе.




Возможные меры уменьшения риска (для рассмотрения):

1. Качественный подбор кадров, организация их взаимодействия с квалифицированными специалистами.

2. Качественное проведение тренингов для персонала


ожидаемое время

наступления: стадия опытной эксплуатации

Приоритетность:

средняя



Проект

Подразделение:

управление риском

карта выявления риска

клиент:

дата выявления:

Код риска:

последствия:


Название:


Вероятность:

Ответственный (Владелец риска): Иванов И. И (менеджер проекта)

Причины возникновения:

Возможные меры уменьшения риска (для рассмотрения)

Задание 6. План коммуникаций и организационные риски

ЦЕЛЬ: Научиться создавать план коммуникаций и определять основные организационные риски проекта.

  1. Для минимизации организационных рисков выполните анализ проектной команды и определите ключевых участников:

- Владелец

- Заказчик

- Пользователи CRMsoft

- Консерваторы

- Новаторы

- Советчики
2. Идентифицируйте 2-3 существующие проблемы на этапе инициации
3. Разработайте План Управления Коммуникаций на основе следующих данных:
А) Информационные потребности:

  1. Контракт

  2. Тех. Задание;

  3. План внедрения;

  4. План обучения;

  5. Еженедельный отчет о состоянии проекта;

  6. Статус-репорт;

Б) Коммуникации:



    1. Электронная почта;

    2. Официальная встреча;

    3. Совещание;

  1. Бумажная копия

  2. Телефон

В) Частота прохождения информации



1. На главных вехах;

2. Ежедневно;

3. Еженедельно;

4. При необходимости или изменениях;

Заполните предлагаемые формы, указав соответствующие мероприятия для каждого риска.



Получатель информации

Информационные потребности

Частота коммуникации

Способ коммуникации

Отправитель

Ожидаемый результат

Ген. Директор
















Зам. Ген. Директора по маркетингу
















Начальник ИТ-отдела
















Спиридонов и Никифоров, сотрудники ВЭБсофт
















Зам. Ген. Директора, сотрудники службы маркетинга, Иван Попов, А. Мудрецов
















Руководитель отдела внедрения ВЭБсофт
















Руководитель проекта


















ПЛАН УПРАВЛЕНИЯ КОММУНИКАЦИЯМИ
Задание 7. Выбор системы управления рисками с заданной функциональностью и определение владельца требования

ЦЕЛЬ: Изучить возможные требования к функциональности системы управления рисками, получить представление об источнике возникновения требований и владельце требования.

  1. Проанализируйте существующие функциональные требования к системе управления рисками



  1. На основе анализа поля "Описание требования" определите пользователя / владельца требования путем отметки в соответствующей графе пользователя.

Пример:


№№

Описание требования

Пользователи

Менеджер проекта

Менеджер по УР

ИТ-директор (ИТ-менеджер)

Проектная команда (участники)

1

ПРИМЕР: Возможность ввода идентифицированных рисков

 

X

 

X

2

Возможность хранения дополнительной информации по рискам (пояснения, комментарии и т.п.)






























Задание 8. Проведение ИТ-аудита для оценки остаточных рисков по результатам внедрения



ЦЕЛЬ: Научиться выполнять ИТ-аудит и самостоятельно разработать анкету с вопросами для проведения ИТ-аудита и оценки уровня рисков компании.

Предположим, что проект внедрения cиcтемы CRMsoft в компании ABC-development завершен. Вам необходимо оценить качество внедрения и выполнить анализ остаточных рисков по результатам внедрения.

На основе примеров, разработайте собственный вопросы для ИТ-аудита в компании.

Пример №1 анкеты для проведения ИТ-аудита: Наличие документации по ИС (ТЗ, проектная документация, пр).
Пожалуйста, выберите наиболее подходящий ответ:


  • Организационно-технической документации по системам присутствует в полном объеме. Есть вся необходимая информация.

  • Организационно-техническая документация по системам присутствует в достаточном объеме. По мере необходимости обращаемся к разработчикам ИС.

  • Организационно-техническая документация присутствует частично. Есть ТЗ, акты приемки, проектная документация, но системы документированы не полностью.

  • Из организационно-технической документации присутствует только ТЗ и акты приемки.

  • Организационно-техническая документация отсутствует.



Пример №2 анкеты для проведения ИТ-аудита: Пользователи информационных систем

Пожалуйста, выберите наиболее подходящий ответ:

  • Пользователь системы – всё предприятие, все пользователи работают в одной системе.

  • Различные подразделения используют разные системы, однако, данные консолидируются.

  • Часть подразделений использует систему/системы, однако на предприятии существуют участки, которые необходимо автоматизировать.

  • Автоматизация на предприятии хаотична. Отсутствует стратегия по вопросам использования и развития систем. Данные систем не консолидируются.

  • Автоматизация на предприятии отсутствует/присутствует в ограниченном объеме.


Пример №3 анкеты для проведения ИТ-аудита: Подготовка и обучение персонала и наличие квалифицированных пользователей ИТ
Пожалуйста, выберите наиболее подходящий ответ:

  • Пользователи обучены, проблем с использованием систем не возникает. Проводится плановое обучение персонала.

  • Пользователи обучены, проблем с использованием систем не возникает. Обучение проводится по мере возникновения необходимости.

  • Пользователи в целом соответствуют предъявляемым требованиям, однако возникают ситуации требующие вмешательства специалистов службы ИТ.

  • На предприятии существуют группы пользователей, которых необходимо обучать.

  • Системы эксплуатирует служба ИТ.

По аналогии с вышеперечисленными примерами – разработайте собственные вопросы для проведения ИТ-аудита и оценки состояния ИТ в организации. Используйте следующие категории:



  1. Качество организации управления ИТ





Пожалуйста, предложите собственные вопросы для оценки качества организации управления ИТ, учтите в вопросах следующие факторы: Структура службы ИТ и ее подчиненность. Права и обязанности сотрудников. Численность персонала, квалификация, стаж работы, текучка кадров, пр.

  1. Планирование развития ИТ.





Пожалуйста, предложите собственные вопросы для оценки качества организации управления ИТ, учтите в вопросах следующие факторы: Планы работ по развитию ИТ, процедуры формирования ИТ бюджета, контроль формирования и исполнения планов по ИТ, наличие KPI по оценке деятельности ИТ службы, пр.


  1. Качество использования ИС. Наличие актов приемки систем в эксплуатацию, программ и методик испытаний, приказов о внедрении систем.





Пожалуйста, предложите собственные вопросы для оценки качества организации управления ИТ, учтите в вопросах следующие факторы: Стратегия ИТ, Существующие требования к документированию, статус систем в компании, принятие решения о внедрении, пр.










База данных защищена авторским правом ©ekonoom.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница