№261 – 24 июня 2013 года Минимизация налоговых рисков




Скачать 260.97 Kb.
Дата24.04.2016
Размер260.97 Kb.

№261 – 24 июня 2013 года Минимизация налоговых рисков


Минимизация налоговых рисков при построении документооборота

в свете нового закона о бухгалтерском учете


Сегодня в материале:


Вступивший в силу с 01.01.2013 г. Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Федеральный закон №402-ФЗ, новый закон о бухгалтерском учете) произвел настоящую революцию в сфере документооборота организаций. Подарив организациям определенную свободу в сфере оформления первичных документов, он в то же время породил огромное количество вопросов и спорных ситуаций. Настоящий аналитический материал призван дать ответы на наиболее часто встречающиеся вопросы, касающиеся оформления «первички».
Обзор изменений, внесенных Федеральным законом №402-ФЗ, в области документального оформления.
Начнем с описания новшеств, с которыми столкнулись бухгалтерские службы предприятий в 2013 году.

В соответствии с формулировками п.1 ст.9 Федерального закона №409-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Таким образом, с вступлением в силу нового закона о бухгалтерском учете незыблемой осталась норма о необходимости документального оформления. Однако расширена сфера, подлежащая документированию.

В соответствии с п.1 ст.9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Федеральный закон №129-ФЗ) оформляться оправдательными документами должен был не каждый факт хозяйственной деятельности, а каждая хозяйственная операция.

Факт хозяйственной жизни более широко понятие, под таковым понимается сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств (п.8 ст.3 Федерального закона № 402-ФЗ).

Однако главные изменения произошли в части форм первичных документов, которыми следует оформлять хозяйственную деятельность. В соответствии с п.2 Федерального закона №209-ФЗ первичные учетные документы принимались к учету, если они были составлены по унифицированной форме, а в случае, если унифицированная форма не была утверждена, организация вправе была разработать форму документа самостоятельно с учетом требований к составу обязательных реквизитов.

Начиная с 01.01.2013 г. применение унифицированных форм перестало быть обязательным. Согласно п.4 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета. Исключением являются организации государственного сектора. Для них формы первичной учетной документации устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством.

Данное нововведение вызвало неоднозначную реакцию бухгалтерских служб. С одной стороны разработка индивидуальных форм первичных документов позволяет отказаться от форм перегруженных реквизитами и излишней информацией, разработать формы с учетом специфики работы конкретной организации. В то же время есть и минусы. Унификация документов, например, в части оформления отгрузки товаров или в части оформления строительных работ позволяла упростить процедуру анализа и учета документов (не требовала анализа каждого полученного документа на предмет наличия обязательных реквизитов), приносила определенную предсказуемость при оформлении договорных отношений. Кроме того, сложно предсказать реакцию налоговых органов, которые при проверках теперь столкнуться с разнообразнейшими формами первичных документов.

Порядка утверждения форм первичных документов Федеральный закон №402-ФЗ не содержит. В то же время до утверждения органами государственного регулирования бухгалтерского учета федеральных и отраслевых стандартов, предусмотренных Федеральным законом №402-ФЗ, применяются правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности, утвержденные уполномоченными федеральными органами исполнительной власти и Центральным банком Российской Федерации до дня вступления в силу нового закона о бухгалтерском учете (п.1 ст.30 Федерального закона №402-ФЗ).

Таким образом, в настоящее время продолжает действовать ПБУ 1/2008 «Учетная политика организации», утвержденное Приказом Минфина России от 06.10.2008 N 106н. Пунктом 4 данного документа установлено, учетная политика организации формируется главным бухгалтером или иным лицом, на которое в соответствии с законодательством Российской Федерации возложено ведение бухгалтерского учета организации. В составе учетной политики утверждаются руководителем организации формы первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета, а также документов для внутренней бухгалтерской отчетности.

Разработанные организацией формы первичных документов должны содержать набор обязательных реквизитов, установленный п.2 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ.




С 01.01.2013 года применение унифицированных форм первичных документов не является обязательным. Все формы первичных учетных документов, применяемые организацией, должны быть утверждены руководителем организации в составе учетной политики.

Однако из данного правила есть и исключения. В Информации Минфина России N ПЗ-10/2012 "О вступлении в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" чиновники особо подчеркнули, что несмотря на необязательность применения унифицированных форм, обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов.

Что же это за документы?

В качестве примера таких документов Минфин в Информации N ПЗ-10/2012 приводит кассовые документы.

Пунктом 1.8 Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) (далее – Положение №373-П) прямо предусмотрено, что кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами. Также в Положении 373-П упоминаются кассовая книга, книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (п.2.5 Положения №373-П), расчетно-платежные и платежные ведомости (п.4.1 Положения №373-П).

Таким образом, обязательным является применение следующих унифицированных форм:



  • приходный кассовый ордер (форма КО-1, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);

  • расходный кассовый ордер (форма КО-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);

  • кассовая книга (форма КО-4, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);

  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 N 88);

  • расчетно-платежная ведомость (форма Т-49, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1);

  • платежная ведомость (форма Т-53, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

Отметим, что среди утвержденных Госкомстатом унифицированных форм, предназначенных для расчета и выплаты заработной платы есть расчетная ведомость (форма Т-51, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1). Данная форма в Постановлении 373-П не упомянута, а следовательно не является обязательной для применения.

Также следует упомянуть о Положении о правилах осуществления перевода денежных средств (утв. Банком России 19.06.2012 N 383-П. Данным Положением утверждены формы документов, используемых при осуществлении безналичных расчетов платежное поручение, инкассовое поручение, платежное требование, платежный ордер. Данные формы документов также обязательны к применению.

На основании п. 6 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (далее – Постановление №272), в соответствии с Федеральным законом от 08.11.2007 N 259-ФЗ "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" оформление транспортной накладной, составленной грузоотправителем (если иное не предусмотрено договором перевозки груза) по форме согласно Приложению N 4, необходимо для подтверждения заключения договора перевозки груза.

На необходимость применения именно утвержденной Постановлением №272 транспортной накладной указал Минфин РФ в Письме от 28.01.2013 № 03-03-06/1/36.

Также, обращаем Ваше внимание, что, согласно п. 5 Правил транспортно-экспедиционной деятельности, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.09.2006 № 554, экспедиторскими документами являются:

поручение экспедитору (определяет перечень и условия оказания экспедитором клиенту транспортно-экспедиционных услуг в рамках договора транспортной экспедиции) и выдается клиентом;

экспедиторская расписка (подтверждает факт получения экспедитором для перевозки груза от клиента либо от указанного им грузоотправителя);

складская расписка (подтверждает факт принятия экспедитором у клиента груза на складское хранение).

Порядок оформления и формы экспедиторских документов утверждены Приказом Минтранса России от 11.02.2008 № 23.

Таким образом, организация не вправе отказаться от применения ряда форм, связанных с транспортировкой товара, а именно транспортной накладной, подтверждающей заключение договора перевозки, а также от экспедиторских документов.




По прежнему обязательны к применению следующие формы документов:

  • приходный кассовый ордер (форма КО-1);

  • расходный кассовый ордер (форма КО-2);

  • кассовая книга (форма КО-4);

  • книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма КО-5);

  • расчетно-платежная ведомость (форма Т-49);

  • платежная ведомость (форма Т-53);

  • платежное поручение;

  • инкассовое поручение;

  • платежное требование;

  • платежный ордер;

  • транспортная накладная (утв. Постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272);

  • поручение экспедитору;

  • экспедиторская расписка;

  • складская расписка.

Кадровые документы.

Особо следует сказать о применении унифицированных форм кадровых документов.

В Письме Роструда от 14.02.2013 N ПГ/1487-6-1 высказано мнение о том, что с 1 января 2013 г. негосударственные организации вправе пользоваться формами первичных учетных документов, разработанными ими самостоятельно. В качестве примера Федеральная служба по труду и занятости приводит Личную карточку работника (форма Т-2, утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

По нашему мнению, данные выводы Роструда выглядят необоснованными по следующим причинам.

Во-первых, необходимость применения этой унифицированной формы для ведения воинского учета установлена п. 27 Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719). В свою очередь Положение о воинском учете было разработано в соответствии с п. 6 ст. 8 Федерального закона от 28.03.1998 N 53-ФЗ "О воинской обязанности и военной службе". А выше мы уже упоминали, что в соответствии с разъяснениями Минфина России в Информации N ПЗ-10/2012 остаются обязательными к применению формы первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии с другими федеральными законами и на основании таких законов.

Во-вторых, форма Личной карточки работника содержит массу информации как то личные данные работника, сведения о воинском учете, сведения о приеме и переводе на другую работу, сведения об аттестации, отпусках, повышении квалификации и т.п. Указанная информация не укладывается в рамки обязательных реквизитов, предусмотренных Федеральным законом №402-ФЗ.

Таким образом, неприменение формы Т-2, несмотря на имеющиеся разъяснения Роструда, может повлечь за собой негативные последствия для организации в связи с чем не рекомендуем отказываться от применения данной унифицированной формы.

В Письме Минтруда России от 14.02.2013 N 14-2-291 сделан вывод о том, что при направлении работника в командировку, оформляются соответствующие документы по формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1 "Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты" (в частности Служебное задание форма Т-10а, командировочное удостоверение форма Т-10).

Относительно иных документов кадрового учета разъяснения контролирующих органов на данный момент отсутствуют. Однако отметим, что особенностью унифицированных документов кадрового учета является то, что информация и реквизиты указанных документов определяются не только и не столько бухгалтерским законодательством, сколько законодательством трудовым. Существующие унифицированные формы полностью соответствуют требованиям трудового законодательства. Работники бухгалтерской службы в случае отказа от применения утвержденных унифицированных форм документов и разработке собственных форм документов могут не учесть отдельных требований ТК РФ, что в свою очередь вызовет претензии со стороны поверяющих органов. По нашему мнению целесообразнее использовать унифицированные формы кадровых документов, а при принятии решения о разработке собственных форм осуществлять такую разработку в тесном сотрудничестве с юристами.


Что должна содержать учетная политика организации в целях соблюдения бухгалтерского законодательства и минимизации налоговых рисков.
В соответствии с п.1 ст.252 НК РФ в целях исчисления налоговой базы по налогу на прибыль налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в статье 270 НК РФ).

Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 НК РФ, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

В соответствии с п.1 ст.171 НК РФ налогоплательщик имеет право уменьшить общую сумму НДС, исчисленную в соответствии со статьей 166 НК РФ к уплат в бюджет, на налоговые вычеты. Согласно п.1 ст.172 НК РФ вычетам подлежат, суммы налога, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Российской Федерации, либо фактически уплаченные ими при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных ст.172 НК РФ и при наличии соответствующих первичных документов.

Таким образом, первичные учетные документы необходимы не только для целей ведения бухгалтерского учета организаций, но также необходимы и для целей налогового учета, исчисления налога на прибыль, применения вычетов по НДС.

Практика налоговых проверок показывает, что налоговики уделяют повышенное внимание наличию первичных документов, их содержанию и форме. Обнаруженные недочеты в оформлении первичного документа может стать основанием для исключения расходов из налоговой базы по налогу на прибыль или основанием для отказа в вычете НДС.

Помимо рисков связанных с исчислением налогов отсутствие первичных документов является также самостоятельным нарушением. Так в соответствии с п.3 ст.120 НК РФ под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается в том числе отсутствие первичных документов. По этому основанию организацию могут оштрафовать на сумму 10 000 рублей (п.1 ст.120 НК РФ), а в случае если данное нарушение совершено в течение более одного налогового периода с организации может быть взыскан штраф в размере тридцати тысяч рублей (п.2 ст.120 НК Ф).

При этом специальных правил оформления документов налоговое законодательство не содержит, а фактически отсылает нас к бухгалтерскому законодательству. Таким образом, главной мерой минимизации налоговых рисков является четкое соблюдение правил бухгалтерского законодательства в части оформления первичных документов.

В соответствии с бухгалтерским законодательством применение унифицированных форм не является обязательным, все формы первичных учетных документов, применяемые организацией, должны быть утверждены руководителем организации в составе учетной политики с учетом требований к составу обязательных реквизитов.

Обратимся к составу обязательных реквизитов первичного документа, которые установлены Федеральным законом 402-ФЗ.




Итак, обязательными реквизитами первичного учетного документа являются:

1) наименование документа;

2) дата составления документа;

3) наименование экономического субъекта, составившего документ;

4) содержание факта хозяйственной жизни;

5) величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;

6) наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события;

7) подписи лиц, предусмотренных пп.6 п.2 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Таким образом, перечень обязательных реквизитов первичных учетных документов в целом остался прежним. Одним из отличий является то, что в Федеральном законе №209-ФЗ не содержалось требование о наличии расшифровки подписей лиц. Однако наличие подписей было предусмотрено п.13 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 N 34н. Теперь данный реквизит поименован в качестве обязательного реквизита первичного документа на уровне Федерального закона.

Законодательством Российской Федерации о бухгалтерском учете не установлены какие-либо ограничения на включение в первичные учетные документы дополнительных к обязательным реквизитов. Включение дополнительных к обязательным реквизитов в первичный учетный документ осуществляется организацией при необходимости (в связи с характером факта хозяйственной жизни, оформляемым данным документом, требованиями нормативных правовых актов, потребностями управления, технологией обработки учетной информации, др.) (Информация Минфина России N ПЗ-10/2012).


Итак, с 2013 года организации при разработке учетной политики должны были в отношении каждого факта хозяйственной деятельности:

  • утвердить применение унифицированной формы первичного документа (при наличии утвержденной формы);

  • либо разработать форму первичного документа самостоятельно;

  • либо сократить или дополнить существующую унифицированную форму.

Рассмотрим плюсы и минусы каждого из вариантов.

Разработка собственных форм первичной документации или редактирование унифицированных форм влечет за собой возможность организаций адаптировать документы к своей деятельности, разработать формы документов не перегруженные ненужной информацией, лишними реквизитами. Однако есть и минусы. Организациям необходимо провести серьезную трудозатратную и времязатратную работу по анализу применяемой документации, разработке собственных форм первичных документов с целью утвердить в составе учетной политике формы «первички». Также потребуются материальные затраты на адаптацию используемой организацией бухгалтерской программы. Определенные затруднения может вызвать применение неунифицированых форм при работе с контрагентами.

Обращаем ваше особое внимание на то, что каждую разработанную или адаптированную форму первичного документа следует проанализировать на предмет наличия обязательных реквизитов первичного документа.

Многие организации решив не «изобретать велосипед» утвердили положениями учетной политики в качестве первичных учетных документов существующие унифицированные формы. Такое положение учетной политики не противоречит законодательству, однако обращаем ваше внимание на следующее обстоятельство. Многие унифицированные формы содержат большое количество излишней информации, и зачастую не полностью заполняются организациями. Однако в рамках налоговых проверок проверяющие крайне щепетильно относятся к заполнению первичных документов, поскольку утвержденные унифицированные формы подразумевают необходимость заполнения всех реквизитов, за исключением тех что не могут быть заполнены. Так например, даже отсутствие кода ОКПО на товарной накладной (ТОРГ-12 и т.д.) налоговики расценивают как нарушение оформления первичного документа и на этом основании отказывают в вычете НДС или принятии расходов при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль. Судебная практика по применению унифицированных форм показала, что арбитражные судьи в случае несущественности незаполненных реквизитов первичного документа встают на сторону налогоплательщика. Однако в суд готова идти далеко не каждая организация, да и предсказать исход судебного дела со стопроцентной вероятностью невозможно. Таким образом, в случае утверждения учетной политикой в качестве форм первичных учетных документов унифицированных форм следует следить за заполнением всех без исключения реквизитов таких форм. Поскольку неполное заполнение формы будет трактоваться как не применение организацией учетной политики.

Если соблюдение данного правила для организации проблематично следует обратиться к предыдущему варианту, то есть разработать собственную форму или адаптировать унифицированную. Например из товарной накладной (форма ТОРГ-12) при желании могут быть исключены такие реквизиты как коды организаций по ОКПО, код вида деятельности по ОКДП, вид упаковки, масса брутто, количество мест, то есть реквизиты не являющиеся обязательными в соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ.


Одним из распространенных вопросов, касающихся оформления первичных учетных документов, является возможность указания при заполнении формы иностранной валюты или условных единиц.

В период действия Федерального закона №209-ФЗ контролирующие органы неоднократно подчеркивали, что первичные учетные документы нужно составлять в рублях (Письма Минфина России от 12.01.2007 N 03-03-04/1/866, УФНС России по г. Москве от 21.04.2009 N 16-15/038922).

Логика у Минфина и налоговой службы была следующая. В соответствии с п.2 ст.9 Федерального закона №209-ФЗ обязательным реквизитом первичного учетного документа являются измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении. Согласно п.1 ст.8 Федерального закона №129-ФЗ бухгалтерский учет имущества, обязательств и хозяйственных операций организаций ведется в валюте Российской Федерации - в рублях. Таким образом, первичный учетный документ должен быть составлен в валюте Российской Федерации.

С вступлением в силу Федерального закона №402-ФЗ ситуация не изменилась. Требование о наличии измерителя операции в денежном выражении в первичном документ осталось (п.2 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ), равно как и норма о том, что бухгалтерский учет ведется в валюте Российской Федерации (п.2 ст.12 Федерального закона №402-ФЗ).

В том случае, если организация в учетной политике утвердит применение унифицированных форм первичных документов, заполнять указанные формы следует в рублях, поскольку иного унифицированные формы не допускают. Если организация изменит унифицированные формы либо разработает собственные формы «первички» следует по-прежнему указывать стоимостное выражение в рублях, при этом можно предусмотреть в качестве дополнительного реквизита указание стоимости в иностранной валюте или условных единицах.
Также следует коснуться вопроса о необходимости наличия печати на первичном документе. Обязательно наличие оттиска печати на первичном учетном документе, унифицированная форма которого содержат пометку "М.П.". Соответственно, если организация учетной политикой утвердит применение унифицированных форм учетной документации, проставление печати на таких документах будет обязательным.

В то же время оттиск печати не входит в число обязательных реквизитов первичного учетного документа (п.2 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ). Поэтому при разработке формы первичного учетного документа, организации следует либо прямо предусмотреть место для печати, либо не указывать реквизит «М.П.» на форме документа, в этом случае наличие оттиска будет необязательно.


Как грамотно оформлять договорные отношения с контрагентами для успешного прохождения налоговых проверок и минимизации документооборота.

Как мы отметили выше, отныне каждая организация в составе учетной политики утверждает формы первичных учетных документов. В части внутренних документов организации (например, расчетные ведомости по начислению заработной платы, документы на отпуск материалов в производство и т.п.) вопросов не возникает. Сложности начинаются, когда дело доходит до двусторонних документов (акты выполненных работ, накладные на отгрузку товара). На практике нередки ситуации, когда сторонами договора в составе учетной политики утверждены разные формы документов.

Возникают вопросы: какую форму первичного документа следует применять (утвержденную нами или контрагентом)? Возможно ли применение, используемой контрагентом формы, несмотря на то, что новым законом о бухгалтерском учете прямо предусмотрено, что все формы первичных документов должны быть утверждены руководителем организации? Необходимо ли получать от контрагента какое либо подтверждение того, что соответствующая форма документа утверждена его распорядительными документами?

Во избежание неопределенности рекомендуем обсуждение вопроса относительно применяемых форм первичных документов проводить с контрагентом еще до подписания договора. Согласованную сторонами форму следует утвердить в качестве приложения к договору. Также следует включить в учетную политику организации формулировку о том, что подлежат применению организацией в том числе формы двусторонних первичных документов, согласованные сторонами договора.

Но это ситуация идеальная. На практике бывает, что условиями договора форма первичного документа не согласована. Бывает и так, что договор в письменной форме отсутствует.

В таких случаях документ будет составлен по форме той стороны, которая его формирует. Так, при отгрузке товара накладная будет оформлена по форме, утвержденной продавцом. Акт на выполненные работы (услуги) будет оформлен подрядчиком (исполнителем) по используемой им форме. При приемке такого «чужого» документа бухгалтерской службе следует проверить его на предмет наличия всех обязательных реквизитов. В учетную политику следует включить формулировку о том, что при отсутствии согласованной сторонами договора форме первичного документа в качестве первичного документа принимается первичный документ оформленный контрагентом, отвечающий признакам первичного документа в соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ».

В качестве дополнительной меры минимизации рисков, связанных с применением форм первичных документов контрагента не согласованных условиями договора можно порекомендовать прописать в учетной политике, что по таким случаям применяется внутренняя форма: например, акт о принятии на учет товаров (материалов, ОС, НМА  и т.д.), (форма которого утверждена приложением к учетной политике) с приложением документа, выданного контрагентом, и отвечающего признакам первичного учетного документа.
Предлагаемая примерная формулировка для учетной политики:

«Организация применяет формы первичных учетных документов, утвержденные руководителем организации по представлению главного бухгалтера, за исключением случаев, когда при взаимодействии со сторонними организациями применяются формы документов, согласованные сторонами в договоре. Формы утвержденных организацией первичных учетных документов приведены в Приложении № 1 к настоящей Учетной политике.

В случае, когда во взаимоотношениях со сторонними организациями условиями договора не согласован применяемый первичный документ, организация оформляет внутренний документ на принятие активов и обязательств к учету, установленный в Приложении № 1 к настоящей Учетной политике с приложением документа представленного контрагентом, отвечающего признакам первичного документа в соответствии с Федеральным законом №402-ФЗ».
Полномочия лиц, подписывающих первичные документы – грамотное оформление для исключения риска претензий налоговых органов.

Согласно п.3 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным - непосредственно после его окончания.

К числу обязательных реквизитов относятся в том числе наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления, либо наименование должности лица (лиц), ответственного (ответственных) за правильность оформления свершившегося события и подписи лиц, предусмотренных пунктом 6 части 1 статьи 9 Федерального закона №402-ФЗ, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц (пп.6, 7 п.2 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ).

Указание подписей лиц, совершивших сделку, в качестве обязательного реквизита первичного документа обусловлено тем, что как мы указывали выше понятие "хозяйственная операция" заменено на более широкое понятие «факт хозяйственной жизни", под которым понимается в том числе сделка.

Без доверенности от имени организации может действовать ее руководитель. Соответственно право подписи первичных документов другими сотрудниками должно быть документально подтверждено.

На практике организации оформляют либо приказ на право подписи первичных документов, либо доверенность.

Однако если в утвержденной организации форме документа указан такой реквизит как подпись руководителя организации, то именно его подпись должна быть в данной графе. Обращаем ваше внимание на то, что приказом руководителя может быть утвержден перечень наименований должностей лиц, ответственных за правильность оформления операции (свершившегося события). А вот право подписи документа за руководителя можно передать только на основании доверенности.

Поскольку подписание первичных учетных документов в огромном количестве случаев ведет именно к возникновению определенных юридических последствий для организации – например, признание кредиторской задолженности путем подписания акта, накладной, признание факта приема сотрудника на работу и т.д. – рекомендуем оформлять право подписи первичных учетных документов за руководителя именно доверенностью, а не приказом.

При оформлении первичных документов необходимо следить за сроками действия указанных документов и не допускать подписи первичных документов неуполномоченными лицами.

Документ, подписанный неуполномоченным лицом, не может быть принят к учету. При обнаружении такой ситуации налоговые органы могут оштрафовать организацию за грубое нарушение правил учета доходов и расходов в соответствии со ст.120 НК РФ.

Кроме того, такой документ может лишить организацию права на вычет НДС или на возможность уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль на сумму произведенных расходов, оформленных первичным документом с нарушениями. Что повлечет за собой доначисление налога, соответствующих штрафных санкций и пеней по налогу.

Не менее внимательно следует относиться и к вопросу о наличии права подписи первичных документов со стороны контрагента. Поскольку в рамках встречной налоговой проверки налоговикам не составит особого труда проверить наличие полномочий у лиц¸ подписавших первичный документ у контрагента. Отсутствие таких полномочий или истечение их срока на момент подписания первичного документа повлечет за собой уже описанные выше негативные налоговые последствия.

Каким образом, осуществляется контроль?

Если документ со стороны контрагента подписывается руководителем организации, имеющим право действовать без доверенности, следует удостовериться в том, что срок его полномочий не истек (протокол о назначении руководителя организации, выписка из ЕГРЮЛ), а также запросить документы, удостоверяющие личность. Аналогичным образом, проверяются полномочия иных лиц. Необходимо запросить у контрагента копию приказа или доверенность на право подписи данным лицом документов, а также документы удостоверяющие личность.

Конечно, на практике проконтролировать полномочия всех лиц, которые подписывают первичные учетные документы от имени контрагентов, невозможно. Однако рекомендуем бухгалтерским службам как можно более серьезно подойти к этому вопросу, проявив повышенное внимание к документам, которыми оформлены наиболее крупные сделки, самые существенные расходы и документы, подтверждающие право на вычет значительных сумм НДС.
Электронные документы.
Вопросы электронного документооборота все больше волнуют бухгалтерские службы и руководство компаний. Нормы Федерального закона №402-ФЗ позволяют составлять первичный учетный документ на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью (п.5 ст.9 Федерального закона №402-ФЗ).

Таким образом, нормы Федерального закона формально позволяют сократить бумажный документооборот, поскольку в соответствии с вышеприведенной нормой документ может быть составлен только в виде электронного документа, без дублирования его на бумажном носителе.

Основное требование – документ должен быть подписан электронной подписью. Разберемся с тем, что представляет собой электронная подпись и какие ней предъявляются требования.

Электронная подпись представляет собой информацию в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию (ст.2 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" (далее – Федеральный закон №63-ФЗ)).

Согласно ст. 5 Федерального закона N 63-ФЗ "Об электронной подписи" электронная подпись бывает простой и усиленной, усиленная в свою очередь, подразделяется на неквалифицированную и квалифицированную ЭП.

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п.2 ст.5 Федерального закона №63-ФЗ).

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

1) получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

2) позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

3) позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

4) создается с использованием средств электронной подписи (п.3 ст.5 Федерального закона №63-ФЗ).

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

1) ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

2) для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с Федеральным законом №63-ФЗ (п.4 ст.5 Федерального закона №63-ФЗ).

Таким образом, главным отличительным признаком квалифицированной электронной подписи является ключ проверки указанный в квалифицированном сертификате.

В свою очередь квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи – это сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи.

Удостоверяющим центром является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей. Аккредитация удостоверяющего центра – это признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям Федерального закона №63-ФЗ.

Таким образом, за созданием и выдачей квалифицированной электронной подписи следует обращаться в аккредитованный удостоверяющий центр.

В соответствии с п.1 ст.6 Федерального закона №63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, электронный документ подписанный усиленной квалифицированной цифровой подписью приравнивается в документу, составленному на бумажном носителе и подписанном собственноручной подписью.

Кроме того, информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (п.2 ст.6 Федерального закона №63-ФЗ).

Таким образом, законодательство позволяет использовать не только квалифицированную подпись, при наличии соответствующих норм в нормативных документах или при наличии соглашения участников электронного документооборота.

Это подтверждают и налоговые органы. В Письме ФНС РФ от 24.11.2011 N ЕД-4-3/19693@ сделан вывод о том, что если соглашением между участниками электронного взаимодействия предусмотрено подписание документов неквалифицированной электронной подписью, то первичные учетные документы, подписанные такой подписью в соответствии с требованиями ст. 6 Закона N 63-ФЗ, могут быть учтены в целях налогообложения прибыли.

Однако в соответствии с разъяснениями Минфина РФ случаи, в которых информация в электронной форме, подписанная неквалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, Налоговым кодексом РФ не определены. Таким образом, для целей налогового учета документ, оформленный в электронном виде и подписанный неквалифицированной электронной подписью, не может являться документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью (Письмо Минфина России от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 25.12.2012 N 03-03-06/2/139, от 20.12.2012 N 03-03-06/1/710).

Учитывая наличие многочисленных разъяснений Министерства финансов и отсутствие арбитражной практики по данному вопросу во избежание налоговых рисков рекомендуем использовать для подписания электронных документов усиленную квалифицированную подпись.

Обмен информацией осуществляется через операторов электронного документооборота с помощью специализированных программы. Таким образом, организациям, которые решили стать участниками электронного документооборота, необходимо приобрести квалифицированную электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО, заключить лицензионный договор на право использования программы электронного документооборота.

Отметим также, что в соответствии с п.2 ст.93 НК РФ в случае, если истребуемые у налогоплательщика документы составлены в электронной форме по установленным налоговым органом, форматам, налогоплательщик вправе направить их в налоговый орган в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи.

В целях реализации данной нормы Приказом ФНС России от 21.03.2012 N ММВ-7-6/172@ утверждены рекомендуемые Форматы товарной накладной (ТОРГ-12) и акта приемки-сдачи работ (услуг). Учитывая вышеизложенное вводить иные формы электронных документов для оформления отгрузки товара и приемки-передачи работ (услуг) нецелесообразно, поскольку в этом случае станет невозможным представление по требованию налогового органа этих документов в электронном виде.






Аудиторская компания «Бетроен» т./ф. (495) 641-59-49




База данных защищена авторским правом ©ekonoom.ru 2016
обратиться к администрации

    Главная страница